צרו עמנו קשר!

ניהול זמן למרות "האחרים"

אחד האתגרים  המרכזיים בניהול עצמי, או בשמו המעוות ניהול זמן,  הוא ההתמודדות עם אילוצי הארגון או הסביבה. לעיתים אנו יודעים לנהל את עצמנו מצויין כאשר אנו לבד, אולם כאשר אנו עובדים עם אחרים, תלויים באחרים, מנהלים אחרים או מנוהלים ע"י מישהו אחר, המצב הופך להיות בלתי נסבל ואנו מרגישים שלוקחים לנו את השליטה על הזמן שלנו.

בשבילכם הכנו עוד כמה טיפים לניהול נכון מול אילוצי הסביבה:

לעשות תאום ציפיות- זה כל כך טרוויאלי ובכל זאת לא עושים זאת מספיק. כאשר מישהו אחר מפעיל אתכם, תאמו איתו מתי יקבל זאת. בנוסף תאמו ציפיות לגבי הזמינות שלכם ומתי תחזרו ללקוחות.


כאשר זה ביומן זה מרפה מאיתנו- יש עבודות מעצבנות/ לא דחופות, שעל-מנת שלא יעיקו עלינו, כדאי להקצות להן זמן ביומן. כך משתחררים מהתחושה שזה "נושף בעורף" ועושים קודם את מה שבאמת דחוף.  למשל, לקבוע תור לבדיקות ולרשום ביומן זה לוקח מעט זמן ומשחרר אותנו.


"לגיטימי לדרוש שעת שקט"- אפשר לתלות שלט עם בקשה לא להפריע כרגע (כמו בבית מלון על הדלת). כדי שהדבר לא יעורר תגובות שליליות,  כדאי לעשות תיאום ציפיות עם הסביבה שלך ולאפשר לגיטימציה כזאת לכולם, בהתאם לתפקיד כמובן....


מיון הפרעות חברתיות- הפרעות תמיד יהיו. השאלה היא איך נתייחס אליהן. אם מישהו שואל אותנו מה שלומנו, אפשר לענות "בסדר, אני באמצע משהו" זה סינון מעולה. בטלפון אפשר לתת לתא הקולי לסנן, ואת הילדים ניתן ללמד דרך לעקיפת חסימות רק במקרים דחופים. נפלנו, ענינו לטלפון בטעות, לא להיגרר, "אחזור אליך עוד..." ולרשום לנו לחזור, כדי שירד מאיתנו.


לשתף את המנהל שלי בהתלבטויות לגבי  סדרי עדיפויות- אם הבוס שלי מבקש ממני לעשות עוד משהו עכשיו,  זה בגלל שהוא לא ממש יודע מה אני עושה כרגע.. יש לתת לו את הזכות לנהל אותי. לומר לו: "יש לי לעשות את זה ואת זה ואת זה ואת... מה אתה מעדיף שאני אעשה עכשיו?"


שינוי "תפיסת השירות עכשיו"הכי חשוב. לוותר על האובססיה לענות לכל טלפון, לכל אדם שמדבר אלינו. להבין, שאני לא צריך להיות כל הזמן בהיכון למתן שירות. כשנותנים שרות ללקוח  בשעות קבלה זה משהו אחד וכשהבוס או חבר לעבודה מבקש מאיתנו משהו, יש לבחון אם זה חשוב/ דחוף...


למצוא משימות שניתן לבצע במקביל בלי לפגוע באיכותן-  למשל אפשר לסנן מיילים ולאכול ארוחה קלה במשרד.  אפשר לאכול צהריים ולחזק קשר עם ספק או עובד. אפשר לקפל כביסה ולראות טלוויזיה, אפשר לרחוץ כלים ולתכנן את יום המחרת, אפשר לשמור על קשר בטלפון עם חברה וגם לתלות כביסה. 


להכין רשימות גם בעידן הטכנולוגי- כדאי למשל לתלות על המקרר בבית מה חסר ישר כשמגלים.  לפני שעורכים אירוע לתכנן את הפרטים ברשימה. (מוזמנים, הכנת אוכל, קניות ...) זה יכול להיות גם באיזו אפליקציה או על פתק אלקטרוני ,אולם יש חשיבות גדולה להנאה שבמחיקה,  כאשר בצעתם את המשימה. למה לקלקל את ההנאה?? 


לשים דברים במקום שהכי נוח לנו לקחת אותם משם -  חיפוש פריטים יוצר תסכול, בזבוז זמן וחוסר יעילות. ואם יש הרבה סוגי פריטים, כדאי לאחסן אותם במקום נגיש בשידת מגירות לפי נושאים, לחלק מסמכים לתיקיות נושא מיד עם הגעתם ועוד. כאשר עובדים עם אחרים חשוב לרשום שמות על חפצים, כדי שיוחזרו למקום

זה נראה קשה ובלתי אפשרי, אז מה עושים עכשיו??
כדי להצליח מתחילים בצעד הראשון.
בחרו לכם נושא אחד, או תחום אחד ותתנהלו נכון רק איתו. 
רק אחרי שתצליחו להתנהל נכון עם הנושא האחד, ותרגישו הבדל ממה שהיה קודם, תחליטו אם אתם רוצים להוסיף נושא נוסף. כך בצורה שיטתית תבצעו קפיצת מדרגה בניהול העצמי ובניהול הזמן.