ניהול משברים בארגונים
"משבר הוא הזדמנות"- קלישאה או תורת חיים?
משבר הוא אירוע חריג, לא מתוכנן, בעל פוטנציאל השפעה שלילי. משבר טומן בחובו גם סיכון וגם הזדמנות.
קיימים משברים מסוגים שונים, ולסוג המשבר השפעה משמעותית על אופן ההתמודדות איתו. משבר הקורונה מקוטלג בניהול משברים כסוג של אסון טבע- כלומר אירוע בלתי נמנע.
על משבר נהוג לומר, שהמשבר טומן בתוכו את הגרעינים להצלחה ואת השורשים לכישלון.
ניהול משברים הוא התהליך הארגוני אותו מבצעים כדי להשתלט על המשבר, לצמצם נזקים ופגיעות ולמצות את ההזדמנויות והיתרונות מהמצב- כלומר מיצוי "הגרעינים" לכדי הצלחה והתפתחות. השתלטות הקורונה מייצרת משבר משמעותי במישורים רבים, ורצינו לתת כמה כלים להתמודדות עם משבר עסקי. התמודדות נכונה עם משבר היא מקור של פיתוח ארגוני .אז מה עושים?
שלב ראשון- מהכחשה לפעולה/ מספיגה ליוזמה
- מספיגה ליוזמה- "זה ייגמר עוד מעט", "נחכה למחר", "מה פייק ומה אמיתי" "לאן זה יכול להגיע" " הלך עלינו" מחשבות אלו ועוד רבות אחרות מעסיקות בכל ערב אלפי בתים בישראל ובעולם... אז ראשית יוצאים מהכחשה ומבינים שהמשבר הוא כאן, לזמן לא קצר ולכן עדיף לעבור מספיגה ליוזמה.
- ממפים- על מה יש לי השפעה ועל מה אין לי. כפי שכולנו יודעים, המשבר כאן הרבה עסקים בהשבתה מלאה או חלקית, ויש פגיעה עסקית משמעותית במרבית ענפי המשק. על זה אין לנו (העסק, הפרטי הבודד) השפעה. מה שיש לנו השפעה זה על זיהוי ההזדמנויות, ועל איך מנהלים את עצמנו ואת עסקנו בתקופה זו.
שלב שני- לומדים, מחזקים יצרנות
- למידה מואצת של כלים דיגיטליים וירטואליים- אנחנו נמצאים בעידן פנטסטי, בו יש כלי תקשורת ופעולה דיגיטליים מצוינים. זה הזמן להיכנס ללמידה מואצת שלהם. הלמידה חינמית וזמינה וחברות האפליקציות משתמשות במשבר כפלטפורמה מצויינת לחשיפה של כולם. בתום המשבר, אלה שיתרגלו לאמצעי הטכנולוגי החדש, ישמחו לשלם על השירות.
- לעודד עבודה מרחוק במגוון כלים- להתחיל להשתמש ולהטמיע כלים דיגיטלים גם לצרכים פנים ארגוניים וגם חוץ ארגוניים: סקייפ, וידאו ווטסאפ, zoom ועוד. לא להיכנס לעמדת התגוננות שעובדים לא יעבדו. מחקרים מראים שאנשים יכולים להיות יעילים הרבה יותר בצורה כזאת, ובמצב כזה של אי וודאות קיצונית, אנשים דווקא שמחים לעבוד וליצור, כדי להיות עסוקים ולצאת מהמחשבות הטורדניות.
- חשוב ולא דחוף- מקבל זמן ומיקוד- תכניות רבות נמצאות אצלנו תדיר ברביע של "חשוב ולא דחוף" - תכניות פיתוח, כתיבת תוכן, פרוייקטי תשתית ועוד. כל אלו הם נושאים שהיינו צריכים לקדם בשגרה רגילה, אולם דרשו מאתנו מאמצים ומשמעת עצמית גבוהה כדי להתפנות אליהם. אז הנה, קיבלנו זמן במתנה, וכעת יש זמן לממש אותן כי העבודה מול הלקוחות פסקה. אז זה הזמן להשתמש בהזדמנות במלוא התנופה ועם היצירתיות במיטבה.
- מנהלים זמן כמו בכל שגרה - חשוב להימנע מהנחת המוצא של הזדמנות לבטלה כי במילא לא קורה כלום. גישה זו של "יש לי עכשיו זמן לנוח" לא באמת תועיל לכם כי עדיף לעבוד מתוכנן וגם בחיים האמיתיים לךצאת לנוח בצורה מתוכננת. מנוחה בתנאי של משבר זה לא באמת מנוח אז אל תתפתו. חשוב לעבוד עם תכנון זמן מנוהל כמו בשגרה, רק עם חלונות זמן אחרים: פיתוח ,תכנון מענה ללקוחות, תפעול וכו...
- המשכיות עיסקית- מומלץ להעביר מסרים להבהיר ולהעביר מסרים של רציפות שירות, זמינות השירות וזמינות ניהולית בהתאם לאילוצים כמובן, להעביר מסר אני כאן ואהיה כאן גם אחר כך. לאפשר טלפון או תיבת מייל שעונה לשאלות ופניות.
- חיזוק החוסן האישי והארגוני- ליצר ולחזק תחושת ביטחון, ותחושת שייכות. להבין מה כלל הממשקים צריכים, בשביל לחזק ביטחון ולנסות לספק אותו ככל הניתן: מידע, חלופות ואלטרנטיבות להמשך העבודה, אם מוציאים לחל"ת או לפיטורים אז להקפיד להיות בקשר, להעביר מסרים שהדברים יירגעו דלתנו תישאר פתוחה, לאפשר לפעול דרך הפלטפורמות הארגוניות הקיימות, לייצר שיח וירטואלי של הומור- אירועים מצחיקים עבודה בית, ציטוטים משעשעים וסרטוני מצב רוח...
שלב שלישי- מתקשרים
חשוב לשמור על קשר דרך העברת מסרים עם כולם: עובדים, לקוחות, ספקים, גורמי ממשל ורגולציה, אם יש קשר לקהילה אז לכלל הקהילה ולשאר ממשקי הארגון.
- קשר תכוף- על הקשר להיות צפוף ואינטנסיבי כדי לבסס את המסר אנחנו כאן ונישאר כאן, לפיכך יש לשמור על קצב של פעם ביום יומיים, או בהתאם ובשרשור לעדכונים בתקשורת, אפשר לשלוח מסרים בשעות מאוחרות או מוקדמות
- מנוהל- על המסרים להיות מעובדים היטב לאחר חשיבה וניסוח בהיר- פשוטים קצרים וממוקדי פעולה- מה צריך לעשות עכשיו/היום/השבוע, על הארגון להיות שקוף ככל הניתן כדי לחזק את האמון.
- מסרים מאוזנים ומרגיעים- בצידי הטקסטים של ממה להימנע, כדאי להוסיף מה כן כדאי לעשות, לסיים במסר חיובי: "זו תקופה מאתגרת ונעבור אותה ביחד..."
- להשתמש במגוון מדיות- לחשוב על מדיות שונות שנוכל לקדם דרכן את המוצר שלנו. לפי קהל היעד ומטרות המסר -ווטסאפ, מייל, פייסבוק, טוויטר, אינסטגרם הודעות לעיתונות מדיה טלוויזיונית, רדיו..
- לפרטים נוספים על קורס ניהול משברים פנו אלינו: 03-5358511