972525738866 צרו איתנו קשר בווצאפ צרו איתנו קשר בווצאפ

צרו עמנו קשר!

ניהול משימות לשיפור איכות החיים

יש אנשים "מעצבנים" שמספיקים  הרבה יותר מאשר אחרים. תמיד נמצא אותם מאורגנים ומתוכננים, יש להם סדר יום ברור והם מאוד מדוייקים בניהול המשימות שלהם. אז למה הם מעצבנים?  כי אנחנו גם רוצים להיות ככה אבל זה ממש נראה משימה בלתי אפשרית. 

 

בסדנאות ניהול זמן שאנו מעבירים באודם, אנו מדגישים בפני המנהלים שגם ניהול אנשים וגם ניהול משימות, הם דברים שהם בסוף ניהול משימה.כי גם לתת לעובד משוב ולהתייחס אליו זוהי משימה שחשוב לעמוד בה ולא לדחות אותה, כי היא משפיעה על כל תפיסת ניהול האנשים. גם הניהול הרגשי שלי כמנהל או חניכה של העובד שלי לניהול רגשי מוקפד יותר, זוהי משימה בפני עצמה שהיא בעלת ערך רב. חשוב שאנו כמנהלים לא ניטה יותר לניהול משימות תפעוליות,  ונקצה זמן לניהול משימות של פיתוח אישי, התפתחות, קידום אסטרטגי ועוד.  הכי הגיוני וחכם מבחינת ניהול זמן וניהול משימות לרשום לעצמי משימה לתכנן ישיבת צוות, או להכין תוכנית קידום קריירה לעובדים שלי. 

 

קבלו קצת מהטיפים שיעזרו לכם להתקרב לרמת המיומנות הגבוהה הזאת, אבל מה שהכי טוב זה לתת לעובדים שלכם סדנה אפקטיבית מבית אודם.

לקבלת הצעה צרו קשר עם המשרד03-5358511 או שלחו מייל   edna@odem4u.co.il

ניהול משימות

 

צעדים ראשונים למיטוב ניהול משימות והפסקת "האוטומט"

  1.  רישום משימות- בעידן הטכנולוגי אפשר בתזכיר או ביומן ממוחשב או בפיצ'ר משימות.  יש אנשים שנכון להם לעבוד עם רשימה ידנית כי בכל מקרה מעבר על  רשימות על נייר מייצרת חווית הספק.
  2.  להתחיל להרגיל את עצמנו לעשות עצירות לתכנון - ניהול משימות נכון יתחיל מתכנון מיטבי של היומן והמשימות.  תכנון זו הרמה הגבוה ביותר של לקיחת אחריות ולכן אנשים שמתכננים יותר מצליחים יותר לעמוד במשימות שלהם. ברמה הכי פרקטית, אם נתכנן וננצל את הזמן של הנסיעה לחזור ללקוחות או לשמר קשרים אז ישאר לנו יותר זמן אפקטיבי לביצוע משימות אחרות שאינן יכולות להתבצע בזמן נהיגה.
  3.  להתמיד בתהליכי בקרה- גם אם תכננו כמו שצריך את היום, עדין יש מלכודות זמן שאורבות לנו בפתח. לכן, חשוב שנהיה מאוד קפדנים בביצוע בקרה מתמדת על ההספק שלנו, ונעדכן את התכנון בהתאם. אם אנחנו רואים בתהליך הבקרה שאנחנו מתבדרים לגבי סוג משימות מסויים, אנחנו צריכים לקרוא את עצמנו לסדר. למשל, אם באופן שיטתי אנחנו דוחים פעולות שיווק ונגררים רק למשימות תפעול ושירות, ברור שיש לנו נושא לא פתוח עם השיווק ואנחנו  צריכים לקדם מיומנויות אלו כדי לא לברוח מהמטלות האלו. 
  4.  להבין שיצירתיות לא סותרת תכנון וסדר. אנשים יצירתיים טוענים שהסדר וארגון פוגע בהשראה וביצירה, אבל אנחנו טוענים  שלכל שלב יש את הסדר והארגון שלו. זוהי מלכודת בפני עצמה שלא מאפשרת לנו להשתפר ולהיות מאורגנים יותר.  גם כאשר עושים סיעור מוחות והמשימה היא למצוא פתרון יצירתי, אפשר להיות מאד חופשי ופתוח, אבל עדין כדאי שנהיה מאורגנים באיסוף האנשים ובצורת הניהול של התהליך היצירתי.
  5. בעבודה בצוות, חשוב שכל אחד יודע בדיוק איזה משימה הוא עושה ומה הדד ליין שלה. אני מציעה תמיד לעבוד עם גיליון כתוב. אם יש פרוייקט עונתי שחוזר על עצמו, יהיה הכי יעיל להכין מאסטר אחד שיהיה שמיש גם לפרוייקטים שלאחר מכן. כשאנו עובדים בצוות ולכולם יש משימה משותפת חשוב מאוד לא להסתכל רק על הדד ליין שהצבת לעצמך, אלא גם על מהלך העבודה של חבר הצוות שלך. אם אחד מחברי הצוות מתעכב, כדי לחבור אליו ולנסות לעזור. בסופו של דבר אם המשימה קבוצתית עזרה לאחר תעזור לכל הקבוצה להצליח.

ניהול משימות טוב תלוי בסדרי עדיפויות שלנו ובסדר וארגון.
נתחיל בזה שכשאנחנו מקבלים רשימה של משימות כדאי שנדע מה הסדר עדיפויות שלהן. לא תמיד אפשר להבין את זה באופן אוטומטי ולכן כדאי לבדוק עם הממונים עלינו, מה יותר חשוב. לפעמים תנתן לנו משימה רוחבית לטווח ארוך, שיותר מזכירה ניהול פרוייקט. לכן כדאי לפרק אותה לכמה קטנות, כדי להקל על עצמכם.

יש המון טכנולוגיות שיתופיות שיכולות לעזור בניהול משימות: וואטסאפ,תזכורות, שיתופי גוגל למיניהם ואפליקציות לרשימות. חשוב לדעת להשתמש בהן ולא לבזבז זמן יקר רק בלהזין לתוכן נתונים. תהיו מסודרים בניהול המשימות שלכם. סיימתם משימה, עדכנו את שאר הצוות והממונים. אתם רואים שמשימה עומדת להכנס למבוי סתום, או צוואר בקבוק- עדכנו את הממונים לפני הזמן כדי שיוכלו לעזור לכם להתמודד עם הלחץ.

 

ניהול משימות לעובדים שלכם

למנהלים כדאי מאוד לייצר מנגנון בקרה יעיל. חשוב שמצד אחד לא תהיה תחושה של מעקב אחרי העובד, צריך לדעת לשחרר ולתת את החופש ומצד שני, צריכים לראות שכל קצוות המשימה מטופלים. התקשורת השוטפת אמורה לעזור בהבנה איפה כל משימה עומדת. לכן חשוב מדי פעם לעצור, לעשות ישיבה ולהבין איפה צפויות להיות תקיעויות או צווארי בקבוק ולדעת לנהל אותם מבעוד מועד.

 

אם אתה מנהל ותיק בצוות, כדאי לנהל משימות באופן כזה שהמשימה תתאים לאדם המבצע אותה. אם יש משימת עומק, כדאי לתת אותה לאדם שיש לו סבלנות לשבת ולחקור משהו פנימה ולדעת לגזור ממנו מסקנות. אם יש לך משימה שנדרשת לה מהירות ותקתקנות, כדאי להקצות אותה לעובד שהוא משימתי ושקצב התגובה שלו הוא גבוה.

 

לסיכום, בחיי היומיום של כל עובד ומנהל יש הרבה מאוד מטלות שוטפות המחייבות ניהול משימות מוקפד מאד.אם נתמקצע בניהול הזמן בעבודה נוכל לעשות קפיצת מדרגה אישית ולנהל את עצמנו טוב יותר במשימות החיים, כך עולמנו יהיה מאוזן יותר ובריא יותר.