קבלת החלטות בתנאי אי ודאות
קבלת החלטות בתנאי אי ודאות איננה מיומנות טריוויאלית. יש כאלו שטובים בזה ויש כאלו שממש קשה להם לקבל החלטות. יש הטוענים שזו עוד תכונה שנולדים איתה. אנו באודם חושבים אחרת שזוהי מיומנויות נרכשת הקשורה קשר ישיר לפיתוח אישי של מנהלים ועובדים.
זה נכון שיש כאלו שיקבלו החלטות מהר יותר ואולי גם יקבלו החלטות טובות יותר (ואת זה ניתן יהיה לדעת בדרך כלל רק בדיעבד...) אבל זה לא אומר שאנשים לא יכולים ללמוד לבצע תהליכי החלטות סדורים ושיטתיים ולקבל החלטות בצורה טובה ונכונה יותר.
כמו כל דבר בניהול, ככל שעובדים ומנהלים יתאמנו בתהליך זה, הוא יהיה טוב ונכון יותר. לא משנה איך נסתכל על זה, עולם העבודה המודרני והחיים בכלל, גורמים לקבלת החלטות בתנאי אי ודאות יכולים להיות משימה מורכבת שבעתיים. תנאי חוסר הוודאות מייצרים אי ביטחון בסיסי, וחשוב לטפח את ההבנה שחשוב להכריע, שאין החלטה מיטבית אחת, ושלעיתים טוב יותר להחליט החלטה פחות טובה מאשר לא להחליט.
כל אלו ועוד ממדים אחרים הופכים את קבלת ההחלטות לאתגר ניהולי משמעותי ואנו עוסקים בנושא הרבה בתכניות פיתוח מנהלים. אז ריכזנו כאן כמה טיפים ועקרונות יסוד לקבלת החלטות מודעת וטובה יותר:
- בקבלת החלטות טובה חשוב לעשות שימוש מושכל באינטואיציה בנוסף לשימוש במידע ונתונים. לא להתבסס רק על אחד מהם. חשוב לנתח גם מבחינה רציונלית וגם נתח את הסיטואציה מהיבטים רגשיים. נכון שהם שלא תמיד ניתנים לכימות במספרים, אולם יש להם השפעה מכרעת על התוצאות.
- יצירת אילוץ והגדרת זמן לקבלת החלטה יכולה לסייע לנו לייצר הכרעה. חשוב שבמקביל ללוחות הזמנים, נאסוף נתונים ונקדם תהליכי חשיבה מסודרים שיעזרו לנו לקבל החלטה נכונה. ה"דד ליין" הוא רק הזרז.
- חשוב להבין ולדבר על זה שאי קבלת ההחלטה, מהווה סיכון לא פחות מאשר קבלת החלטה פחות טובה. הקיפאון בתהליכי קבלת החלטות, בעולם דינמי ומשתנה במהירות, מעוותים את כל הניתוח בתהליך. אם נבצע תהליך בחינה כל כך איטי בעולם שמשתנה במהירות, התוצרים של איסוף המידע כבר לא יהיו רלוונטיים, ובטעות נקבל החלטה שאינה מתיישבת עם תנאים חדשים שנוצרו.
מיומנויות של קבלת החלטות מתחלקות לכמה זירות:
- קבלת החלטות פנימית- ביני לבני
- קבלת החלטות בקבוצה
- קבלת החלטות בארגון בכלל או בזמן משבר.
קבלת החלטות בתנאי אי ודאות פנימית- ביני לבני
אנשים צריכים לקבל החלטות על עצמם ועל החיים שלהם. לעיתים זה בחירת קריירה, מה ללמוד, שינוי אישי כמו בחירת בן זוג או פרידה ועוד. הקושי של קבלת החלטות במצבים כאלו, מתקשרות באופן ישיר לבלבול פנימי ולקושי לאזן בין הרגש והשכל. תהליך פנימי זה מייצר תחושת כובד, עומס רגשי ורצון להימלט מקבלת ההחלטה. מה יכול לעזור?
- הרחבת פרספקטיבה- לייצר טווח ארוך להחלטה כדי להכריע- בעוד חצי שנה מה תהייה ההחלטה הנכונה ביותר? אם הייתי המנכ"ל של החברה מה בעיני הייתה ההחלטה נכונה יותר? איך ההחלטה תשפיע בעוד זירות? ולא רק בהקשר להחלטה עצמה?
- חיזוק הביטחון ע"י הכנסת מיימדים נוספים - מה עוד עלי לקחת בחשבון- לייצר חשיבת 360
- מחיר ורווח - תמיד יש מחיר גם לאי החלטה. להגדיל ולכמת יותר את המחיר של המצב הנוכחי שבד"כ אינו ניספר וזה מאיץ לקבלת החלטה.
- נטרול דחיינות- להגדיר זמן יעד להכרעה "עד יום חמישי ב 19:00 אני סוגרת לא משנה מה ההחלטה "גמישות- קבלת הכרעה עם אופציה לשינוי ויצירת "פתחי מילוט" בהינתן שיקרו דברים מסויימים ומוגדרים. הגמישות מאפשרת לנו להכריע תוך הבנת הגמישו. זה עובד במיוחד בבחירת מקצוע לימודים. מחליטים להתחיל מתוך ידיעה שעצם ההתחלה תפתח כיווני חשיבה ונבצע בחינה מחדש כל חצי שנה.
- להפריד בין מה לאיך- לחלק את ההחלטה לשניים. קודם כל מה נכון לעשות ללא אילוצים או מגבלות, ורק אח"כ לחשוב על היישום. זה מאפשר חופש פעולה גדול יותר בקבלת ההחלטה.
- לחזק הנחות מוצא חיוביות – יש נטייה לשליליות ולכן חשוב לשאול שאלות חיוביות באשר מלקבלת ההחלטה. לדמיין אותנו שנה אחרי ההחלטה.
קבלת החלטות בקבוצה- בצוות, במשפחה
המורכבות של קבלת החלטות מעצימה בקבוצה, כיוון שיש כמה דמויות שמעורבות בהחלטה. כבר הבנו שיש לכל אחד את "האגנדה" שלו ואת הבלבול הפנימי, ובנוסף לכך יש כבר את הקבוצה כמכלול ואת הצורך להשפיע, להיות נוכח בקבוצה, השלכות של מערכות יחסים ועוד.
כל אלו מסבכים עוד יותר את תהליכי קבלת ההחלטות בקבוצה. בנוסף תהליך קבלת החלטות בקבוצה לוקח יותר זמן . לדעתנו עדיף "לשלם" ולהשקיע את הזמן הזה כדי להקטין קונפליקטים והתנגדויות צפויות מקבלת החלטות של אדם יחיד. קבלת החלטות בקבוצה מעודדת רתימה, מעורבות, אכפתיות, וריבוי הדעות מעודד חשיבה הלוקחת בחשבון יותר דעות. מה יכול לעזור?
- ניהול סיכונים משותף- להציף מהצוות את הסיכונים הגדולים ביותר/ המפחידים ביותר/ ועליהם לייצר שיח של פתרונות, כך לוקחים בחשבון את מרבית הסיבות שבשלן חברי הצוות מהססים לקבל החלטה, מקטינים אי הסכמות ומקדמים החלטה.
- לייצר דד ליין- מוֹעֵד אַחֲרוֹן לקבלת ההחלטות להצהיר שההחלטה תתקבל עד מועד מסוים ועד אז יש מקום להתחבטויות. אחרי מועד זה לחייב את כולם להתכנס להחלטה שהתקבלה.
- לחזק חשיבה חיובית הנחות מוצא חיוביות- להניח שיש סיבה טובה והגיון בהתנהגויות ובדעות של חברי הצוות בעיקר של אלו שאינם בדעתי. לשים את כל הדעות על השולחן ולנתח אותם. ניתן להשתמש בששת הכובעים של דה בונו לניתוח והערכת חלופות.
קבלת החלטות בתנאי אי ודאות בארגון
בארגונים, - בין יחידות קבלת החלטות בכלל או בזמן משבר לכל יחיד או ממשק יש מניעים ואינטרסים משלו, וכאשר צריכה להתקבל החלטה ארגונית כלל השיקולים הללו מתעצמים ומייצרים קושי בקבלת החלטות. הפתרון הנפוץ היא פניה לבעל סמכות להכריע. בפתרון זה המחיר הוא הרבה תסכול ותחושת החמצה כאשר ההחלטה איננה בכיוון אותו רצינו. מה יכול לסייע?
- למפות את הצרכים האינטרסים והאילוצים- של כלל הגורמים/ הממשקים כדי לפענח באופן מדויק יחסית מה מניע אותם. כולל למפות את המסכימים והמתנגדים.
- לרתום את המסכימים- לייצר הסכמות מתוך הממשקים והיחידות שדעתם דומה ליחידה שלנו ולהניע אותם לשכנע את האחרים.
- להציג בתועלות- על בסיס המיפוי, לבנות את הטיעונים והסיבות בצורת תועלות של כל גורם כיצד ההחלטה הרצויה מקדמת את המטרות שלו.
- לפתוח ערוץ בלתי פורמלי- לבחור לשכנע בכלים פחות פורמליים כמו שיחות מסדרון, שיחות ארוחות צהריים, ושיחות טלפוניות. (פחות במייל) ולרתום את המסכימים והמתנגדים להשפיע על דעות.
- לייצר תחנות של סיעור מוחות / חכמת המונים- כדי להביא לידי ביטוי את מגוון הדעות הרצונות הצרכים והאילוצים ומשם לפצח מכנה משותף וחלופות לכל אילוץ, שיקדם החלטה משותפת.
- קבלת החלטות בזמן משבר- המשבר מכריח אותנו לקבל החלטות מהירות יותר. חשוב להתייעץ ולשמוע דעות שנות אך לעכל מהר ולהתקדם . חשוב להבין שאני צריך לקבל את ההחלטה הטובה ביותר מהנתונים כרגע ולדעת שהם בטוח ישתנו כי בתנאי משבר אי הוודאות גדולה.