מבחר שיטות לניהול זמן

יש המון סוגים של שיטות לניהול זמן, הפעם בחרנו להתמקד בכמה מהן. ניהול זמן הוא ניהול משימות נכון.

פעולה מונעת היא לעיתים קרובות יעילה יותר מאשר פעולה מתקנת- אם אתם יודעים שישנו חלק בעבודה שלכם שמועד לפורענות עבו אותו במשאבים ובבקרה. פעולה מונעת שנובעת מתכנון זמן נכון יכולה מאוד להקל בהמשך. היא יכולה להיות בהרבה יותר חסכונית בזמן מאפשר פעולה מתקנת. לפעמים מדובר בפעולה מונעת מאוד פשוטה כמו, לתזכר בשיחת טלפון, או לעשות רשימה.

כשאנחנו מתכננים את הזמן שלנו, לפעמים אנחנו צריכים למצוא פתרונות מקבילים למצבים מורכבים. במקרים כאלה כדאי לתכנן כמה פתרונות אלטרנטיביים שבזמן אמת תאפשר לבחור בדרך הכי יעילה מבחינת ניהול זמן.

היבטים של ניהול זמן נכון 

• ניהול שינוי – המשמעות של ניהול שינוי היא יצירת תוכנית עבודה שבזכותה ניתן להטמיע שינוי בהצלחה בארגון. בבניית תוכנית זו יש להתמקד בתוכנית ניהול, האמצעים הרלוונטיים, חזון ומטרות השינוי, מה התועלת ממנו ועוד. ניהול של שינויים הוא המפתח להצלחה בשינויים ארגוניים, וגם המפתח לקידום הארגון. 
• ניהול זמן בעבודה – במהלך העבודה פעמית רבות אנשים לא מנהלים את הזמן שלהם כראוי וכתוצאה מכך עובדים באופן לא יעיל ולא ממצים את הזמן שיש בידם. לכן, חשוב ללמוד כישורים של ניהול זמן נכון בזמן שעות, כמו זיהוי אופי משימות, רשימות ועוד. 
• אנו התמכרנו לשליחת מסרים דרך המדיות, דוגמת וואטסאפ ומיילים. לפעמים הודעות כתובות יכולות להיות מסורבלות ומתעתעות. הן עלולות ליצור בלבול ואי הבנות. מבחינת ניהול זמן- כדאי להפעיל שיקול דעת מתי כדי לחדול התכתבות בלתי פוסקת, אל מול סגירה בטלפון בשיחה של 40 שניות.

בקורס ניהול זמן של אודם, אנחנו מלמדים שכדאי לרכז מטלות דומות. למשל: יצאתם לשים משהו בדואר? וודאו כי אין עוד משהו אחר שצריך לעשות בחוץ, כמו סידורים בבנק. יצאתם לפגישה ליד המנהלת חשבונות וצריך למסור לה קבלה, קחו אתכם אותה ומסרו בדרך. ריכוז מטלות דומות, תורם להשלמתן כפעולה אחת.

אי אפשר לומר את זה מספיק- ניהול זמן נכון, נובע מבנית סדר עדיפויות מיטבי. נכון שסדר העדיפויות לא תמיד במאה אחוז תלוי בכם. לפעמים הוא קשור לממונים עליכם. אבל הוא עדין צריך להיות מועבר אליכם בצורה סדורה וברורה, ואם לא- כדאי לערוך שיחה על ניהול משימות וסדרי עדיפויות.

גם קביעת מועדי סיום, עוזרת למשמעת עצמית. חשוב לקבוע מועד סיום הגיוני ביחס למסת המשימות. קביעת מועד סיום מונעת דחיה, היסוס ואיחור בהחלטות.

ואם בכל זאת נתקלתם בבעיה כלשהי, נשמע לעניין אתכם בקורס ניהול זמן של אודם.