תכנון זמן וניהול משימות

הזמן הוא משאב חשוב להשגת מטרותינו. הוא יכול להיות אמצעי מקדם או בולם של המוטיבציה והשגת היעדים. אם נרגיש שאנו במירוץ מטורף והחוויה שלנו תהיה שאנו לא מספיקים כלום ולא מתקדמים, אז נכנס למצב של לחץ ושחיקה וזה בטח לא יעשה טוב ליעילות שלנו. הדרך להתמודד עם הסיטואציה המתוארת היא על ידי תכנון זמן נכון וניהול משימות מיטבי.

ניהול סדרי עדיפויות ותכנון זמן:

בתפקידים קטנים מקבלים משימות פשוטות לביצוע מיידי כמו להתקשר למישהו או להוציא דו"ח, וברור שהמנהל מצפה שהמשימות יבוצעו בטווח הקצר. ככל שהתפקיד שלנו גדול יותר, אנו מתחילים לקבל מטלות מורכבות יותר, ונותנים לנו משימות יותר גדולות שלא אמורות בהכרח להסתיים באותו רגע.  במקרים כאלו בסיס טוב לתכנון זמן נכון יהיה פשוט אם נשאל את המנהלים שלנו שאלות שיעזרו לנו לקבוע את רמת הדחיפות של המשימות וסדרי העדיפויות.

חשוב לשאול את המנהל: "עד מתי אתה צריך את זה?", או: "עד כמה זה דחוף?" ולייצר לעצמנו סדר עדיפויות. צריך להבין שניהול סדרי העדיפויות היא המשימה הכי חשובה בניהול המשימות ובתכנון הזמן שלנו, ולשמור על עבודה בהתאם לסדר הקדימויות זה עבודה בפני עצמה. כדאי להשתמש בתזכורות, בדגלים וסימונים מיוחדים במייל ובעזרים טכנולוגיים ואפליקציות של יומן ומשימות. יש יתרון גם בעידן שלנו לכתוב במחברת או להשתמש בזיכרון אבל כדאי לעשות זאת בצורה מוגבלת.

כשאנחנו מנהלים עובדים, אנו צריכים לנהל גם עבורם את סדרי העדיפויות, אבל לצערנו יש לנו נטייה לשכוח את זה. אנו מסוגלים להפיל על העובדים שלנו עוד ועוד משימות, בלי לבחון מה כבר נתנו להם, מה הם סיימו ומה נותר. לכן, חשוב שמנהל יבהיר לעובדים שלו, שאם סדר העדיפות לא ברור שישאל!!   זוהי עצה חשובה גם לכל  עובד שמקבל משימות מאחרים, אם אתה מרגיש שקבלת יותר מידי משימות ויצאנו מפוקוס, הדבר הכי יעיל זה לחזור למנהל ולעשות איתו  תיעדוף של המשימות .

תכנון זמן מיטבי

ברור שקודם נרצה להכניס ללו"ז שלנו את המשימות החשובות ביותר וגם הדחופות ביותר, אולם אנו צריכים לדאוג להכניס לכל  שבוע עבודה לפחות 3 משימות שהן חשובות אבל לא דחופות, כי אלו המשימות שיקדמו אותנו לטווח ארוך. אלו משימות שיכללו תכנון אסטרטגי, כתיבת מאמרים, חניכת עובדים וחשיבה על מוצרים חדשים. נורא קל ליפול ולהתעסק כל הזמן במשימות הדחופות, אבל אז נרגיש שאנחנו כל הזמן מכבים שריפות ולא ממצים את פוטנציאל הצמיחה שלנו.

משימות כדאי לסיים ולהמשיך הלאה. אחד הדברים שמונעים מאיתנו לסיים משימות זה שאנחנו לא מכריעים ומקבלים החלטות, או לא שומרים על סדר והמשימות מתבדרות.
לכן, אנחנו חייבים להבין שקבלת החלטות היא כלי משמעותי בניהול עצמי ובניהול זמן. כדי להתקדם אנחנו חייבים להכריע  וחשוב לזכור, שגם אם אעשה טעויות בהכרעה אני אלמד ואשתפר אבל ככה מתקדמים.

אז אם יש לכם משימה שאתם מתקשים בה, אפילו נפשית, כמו למשל החלטתם שאחד העובדים בצוות לא מתאים יותר, גם אם זה קשה ואתם מתלבטים, תנו לעצמכם דד ליין לקבלת החלטה. גם אם היא תתברר כשגויה, יהיה שגוי יותר לא לקבל את ההחלטה ולהמשיך לדחות. תיזכרו, משימות צריך לבצע, זה טבען. ומחיקת סעיפים מהרשימה - זה הכרחי.

ניהול משימות אסטרטגיות לעומת ניהול משימות טקטיות:

 כל משימה אסטרטגית היא גדולה ומורכבת מהמון משימות קטנות שהן האמצעי להשיג אותה. חשוב לפרק את המשימה הגדולה לכמה שיותר משימות טקטיות, כי כך  בעצם אני יכול להתמקד ולעקוב אחרי הביצועים וההתקדמות.

חשוב גם כדי להתקדם בניהול משימות אסטרטגיות לדעת להאציל סמכויות ולהפעיל אנשים אחרים כי כך נתקדם מהר יותר ובאופן יצירתי.  זה אולי לעיתים מקשה עלי לחלק את העבודה אבל זו מלכודת גדולה מאד בניהול זמן.