קבלת החלטות בעבודה ובחיים

להחליט או ל"החליק"- עדנה קורן
קבלת החלטה דומה מכמה בחינות לחנייה במרכז ת"א. אם אתה מהסס, מישהו אחר חונה במקומך. אין חניות ריקות. אם חנית במקום לא נכון, לפעמים מקבלים רפורט ולפעמים לא. אין חוקיות. כך גם בהחלטה. אם אתה לא מחליט, מישהו אחר או משהו אחר מחליטים עבורך, ולא תמיד בעדך.

יש רבים שיגידו שהחלטות טובות נובעות מניסיון, וניסיון נובע מהחלטות גרועות.
אם שוגים בהחלטה, ורואים את זה בזמן, אפשר לבחור ללמוד מהטעות, לעיתים אפשר לשנות החלטה ולתקן את הטעות, אפשר להתעלם במודע, אפשר לקבל החלטות נוספות שימזערו את הנזק מהטעות ואפשר שלעולם לא נדע שטעינו.

בתהליכי קבלת החלטות יש מקום לשאלות מהותיות כמו: מיהו המחליט האמיתי? האם יש את האומץ או היכולת להחליט ללא הסכמה מלאה? האם להטמיע את הפתרונות בבת אחת או בשלבים? כיצד נוכל לזהות במהירות שההחלטה שקבלנו הייתה שגויה ולקחת אחריות על ידי שינוי ההחלטה?

לדוגמא, אם בגלל תנאי משבר מנהל מבטל פיתוח של מוצר חדש, זוהי החלטה שנובעת מחשיבה לטווח קצר. יתכן שהחלטה זו תתברר כטעות קריטית לטווח ארוך, ותשפיע על היתרון התחרותי של החברה.
הרי לכם כמה זוויות התבוננות מאתגרות לתהליך קבלת החלטות.

תהליך קבלת החלטות מסודר מכיל חמישה שלבים הכרחיים:

*  זיהוי הבעיות הדורשות קבלת החלטה
*  קביעת מדדים כיצד תתבצע ההחלטה (מי יחליט, באיזה פורום, מה הקריטריונים להחלטה)
*  העלאת חלופות לפתרונות תוך בחינת יתרונות, חסרונות, עלות מול תועלת
*  קבלת החלטה לגבי החלופה המתאימה ביותר
*  תרגום ההחלטה לביצוע בשטח
להחליט או “להחליק” בא לידי ביטוי בכל אחד מהשלבים. הנה כמה כשלים אפשריים בכל שלב:

1. בשלב זיהוי הבעיות הדורשות החלטה, “להחליק” פירושו:

-  התבוננות לא מאוזנת על מכלול הבעיות
-  נתינת תשומת יתר למי שיש לו אג'נדה/ לובי/ כוח
-  נתינת משקל יתר לאגו שלנו (גם לו יש אינטרסים)
-  חשיבה לטווח קצר ולא לטווח ארוך
-  הכחשה של בעיות והתעלמות מהן

2. בשלב קביעת מדדים כיצד תתבצע ההחלטה, “להחליק” פירושו:

-  לא קובעים תהליך מובנה של השלבים של איך תתקיים ההחלטה ועם מי להתייעץ
-  לא נותנים סמכות למישהו אחד להחליט או לא קובעים כיצד יפעל צוות ההחלטה
-  לא קובעים קריטריונים לפיהם תתקבל ההחלטה

3. בשלב העלאת חלופות לפתרונות, “להחליק” פירושו:

-  הולכים אל המוּכָּר, הידוע, הנוח
-  עיוורון לגבי יתרונות וחסרונות, התאהבות בחלופה והתעלמות מסיכונים
-  הצגת תחזיות שגויות בבחינת עלות מול תועלת- אופטימיות או פסימיות יתר
-  יש מוטיבציה חזקה להכרעה ללא קשר לאיכות ההחלטה- בואו נסגור וזהו.
 

4. בשלב קבלת ההחלטות, “להחליק” פירושו:

- לא לקבל החלטה, משמע לתת לגורם אחר או לנסיבות להחליט בשבילך. זה קורה, אולי כי אינך חזק מספיק לקבל החלטה, או כי תהליך קבלת ההחלטה  לקה בחסר ואין לך ביטחון להחליט. 

-להחליט לא להחליט עכשיו זה בסדר. רק כדאי להיות מודע, ואז זו הופכת להיות אחת החלופות  ביניהן יש לבחור. אפשר לחכות עד שישתנו הנסיבות, עד שנקבל מידע נוסף, אבל זה אומר, התקבלה  החלטה לא להחליט עכשיו כי...  ואז יש לקבוע מתי תתקבל החלטה בעתיד.

5. בשלב הורדת ההחלטה לביצוע יש להפעיל אחרים ולבצע הרבה פעולות. “להחליק” פירושו:

- לא לבנות תוכנית עבודה מסודרת להורדת ההחלטה לביצוע
- להתעלם מתחושות הגורמים, שאמורים לבצע את ההחלטה ומהקשיים שלהם
- לא להאציל סמכויות לדרגי ביניים לקבלת החלטות משנה, הנגזרות מהחלטה העיקרית.

בזמן משבר, עולה הנטייה “להחליק”, בגלל אי הוודאות,  בגלל שלא נמצאים בשגרה, בגלל שעסוקים במשבר עצמו, ולא בראיה מערכתית וחיפוש פתרונות המתאימים לזמן זה.

טיפים לקבלת החלטות בזמן משבר (למִזעור נזקי החלקה):

בתקופות משבר העובדים, הלקוחות והספקים זקוקים למנהל מנהיג ולא למנהל ביורוקרט. כולם מחפשים גורם יציב ומאזן.
כדאי שיהיה מישהו ממונה על משאבי האנוש/ יחסי אנוש על מנת לנהל את המשבר ברמה אנושית, ולהיות אותנטי וקשוב. לא לתת לשמועות מקום, אחרת הן מחליטות.
כדאי ליצור שקיפות לגבי סדר העדיפויות החדש.
יש לנקות את רוב לוח הזמנים כדי ליצור פניוּת לנהל את המשבר ולא להיות פזיז.
כדאי להישאר סבלני וגמיש לסיבוכים האפשריים כתוצאה מאי הוודאות.
להישאר כל הזמן בחזון של הצלחה, על מנת לעזור לחיובי להחליט.

לכל אחד יש את הדרך בה הוא נוהג להחליט, בה הוא חש ביטחון ונוחות עם תהליך קבלת ההחלטות שלו. מטרתנו היתה להראות שגם אם כל אחד חושב שהוא מבצע תהליך קבלת החלטות מסודר הוא עלול “להחליק” בכל אחד מהשלבים, והתוצאה תהיה שלא תתקבל בהכרח ההחלטה הנכונה ובזמן הנכון.

ואם בעקבות העלאת המודעות נהיה ערים להחלקות בתהליך קבלת ההחלטות, נוכל להתבונן בטעות, ולראות מה היא באה ללמד אותנו, מה חלקנו בהחלקה, ללמוד, לתקן, ולבחון את אופן קבלת ההחלטה הנכונה הבאה. ונסיים בתובנה מהספר של פאולו קואלו: "החלטה היא רק ההתחלה. כשמישהו מקבל החלטה, הוא בעצם קופץ לתוך זרם חזק שיישא אותו למקומות שכלל לא חלם עליהם בשעה שהחליט" 

להזמנת סדנת פיתוח מנהלים שעוסקת בין השאר בתהליכי קבלת החלטות, צרו קשר למשרד או לנייד.
ניתן לשלוח מייל ל: edna@odem4u.co.il