קבלת החלטות בריאה
מאמרים מקצועיים » פיתוח מנהלים מתקדם | ||
איך שומרים על אפקטיביות גם באילוצי משאבים?שנת 2017 היתה מאתגרת ומיוחדת בהיבט העסקי והחברתי. הסכנה בתקופות כאלו, שההנהלה תכנס למגננה וקיפאון, תוך ניהול יחסי "פאסיב-אגרסיב" עם סביבתה, ותשדר לעובדים וללקוחות תחושה שקורה משהו בעולם וצריך לשמור את הקלפים קרוב לחזה, כי לא יודעים מה יהיה. התנהגות זו מייצרת בדרך כלל עצירה בהשקעת כספים המופנים ללמידה והתפתחות ארגונית, ומשמעותה העמוקה יותר היא עצירה כללית. כדי לסייע לבעלי החלטות בארגון לקבל החלטות ממקום בריא ומאוזן גם כאשר האדמה גועשת, בחרנו הפעם להציג את כיצד lean managemen, תפיסת הלין, שתופסת תאוצה בארץ, מספקת ערך מוסף לניהול עסקים.
מהי תפיסת lean management?תפיסת עולם עסקית ארגונית, המכוונת לשיפור מתמיד. מקורה של שיטת ניהול זו היא במערכת הייצור של טויטה ולכן מושגים רבים הם ביפנית. התפיסה קיימת בעולם למעלה מ-20 שנה, ושמה המתורגם לעברית הוא "ניהול רזה". השיטה ממוקדת בנקודת המבט של הלקוח ובמה שמוסיף לו ערך, דהיינו, הפעולות שעליהן הלקוח מוכן לשלם. בנוסף, נותן הלין טיפול מעמיק בתחומים הקרויים בזבוז (ׂMuda) תוך יצירת חלופות אפקטיביות יותר.
מה היתרונות של מבנה החשיבה הלינית?חשיבה לינית שָׂמה מבניות, שֶׂכל ו"ערכים של הסכמה" להבדיל מהמלחמה או מאזן האימה הקיים הרבה מידי בהתנהלות של ארגונים. השיטה פותחת את החשיבה הארגונית למה ניתן לעשות ועד כמה רחוק ניתן להגיע. השיטה מגוּבָּה במערך כלים סדורים הנגישים לארגון כמו:
מיהו הלקוח ומה הוא צריך ממני?פעמים רבות, אנו מתנהלים תוך הנחת מוצא ומחשבה ש"אני יודע מי הלקוח שלי ומה הוא רוצה".
אם ניקח כדוגמא תהליכי קבלת החלטות על הכשרת עובדים, כדאי לזהות לפני התהליך, מי הלקוח העיקרי שצריך הדרכה, שקידומו והכשרתו ישפיעו במדויק על הוספת ערך ללקוח. חשוב לא ליפול לבחירת הקבוצה שעולה ראשונה לראש, אלא לנתח איפה נקודות הכשל בארגון ושם לתת הדרכה. גם את בחירת הנושאים להדרכה, כדאי לבדוק מול צרכי הלקוח הסופי. חשוב לא לייצר הדרכה שתלמד ללחוץ על הלקוח, בעוד שהלקוח הסופי ייתרם יותר אם המוכרים יכוונו אותו, יקשיבו לו ויבססו מערכת יחסים ארוכת טווח איתו.
איתור זרימת הערך הנכונה להשאת ערך ללקוחכל תהליך "ליני" מתחיל ממה הלקוח צריך, משם בונים איזה תהליך צריך להתרחש בארגון כדי לתת ללקוח את מה שהוא צריך בדרך האפקטיבית ביותר. כל מה שעוצר את זרימת העבודה הוא בזבוז. על הדרך מזהים את הבזבוזים, ובמרבית המקרים אם מטפלים בהם נכון, יוצרים חיסכון בעלויות, קובעים נהלים לעבודה אפקטיבית ומשיגים שיפור מתמיד בשירות ובמכירה בעקבות השינויים.
לשמור על גמישותאם מבינים היטב מה הלקוח צריך אז ניתן להיות מאוד גמישים בדרך לעזור לו. למשל לא עוצרים הדרכות, אלא עושים הדרכות שמותאמות למצב. כשלא יכולים להקצות יום מלא להדרכה, מקיימים הדרכות קצרות יותר ברצף. ניתן לשלב כמה מטרות יחד כמו הדרכת מוצר והדרכה התנהגותית. לא מקצצים רוחבית, אלא בוחרים איפה יותר נכון להשקיע, למשל הכשרה בצוותי השימור.
יותר זמן מחשבה פחות זמן פעולהתפיסת הלין מדגישה את החשיבה מראש ואת הקצאת הזמן הראוי לתכנון. על פי התפיסה, הקצאת זמן לחשיבה מקטינה את זמן הביצוע, את הטעויות ואת הקונפליקטים הארגוניים שעלולים להיווצר, אם יוקצה זמן קצר לחשיבה. היא מאפשרת לפעול במדויק- מעט ואיפה שצריך. למשל, כדי להיערך לימים עמוסים במיוחד, חשוב היה לבחון היטב איפה ומתי בדיוק יש עומסים וכיצד ניתן לתת להם מענה מדויק תוך התחשבות בצרכי הלקוחות, העובדים ויעדי הארגון.
לשמר ערך של שיפור מתמיד בכל תקופהכתפיסת עולם "לינית", כל הזמן חייבים להקצות זמן לשיפור מתמיד. להקצות זמן להפקת לקחים, לאיתור בעיות שורש ולפתרון בעיות. אלו ערכים חשובים שהופכים לאבני יסוד של ההתנהלות הארגונית. למשל, קבוצת מנהלים איתה עבדנו התמודדה עם ריבוי חופשות לידה וחוסר כוח אדם. הארגון הקצה זמן לפתרון בעיות, וכך נוצרה תוכנית קצרה של תכנון נכון של התפקידים ביחידה, שכלל שינוי תפקידים, חניכה ממוקדת וניהול נקודתי של הרשאות. התוצרים של התהליך היו מענה אפקטיבי לתקופה, ללא תוספת כוח אדם תוך עמידה מצוינת ביעדים העסקיים.
תפיסת הלין בעצם מבקשת שינוי תרבותי בדרך לניהול בריא. זוהי דרך המאפשרת להשיג יותר דברים ולהישאר אפקטיביים, אם מקצים זמן לכל המשימות ועדיין חוסכים זמן, נותנים יותר ערך, משמרים לקוחות, מגדילים הכנסות. כמו בעולם התזונה החותר לשמירה על הבריאות, כך גם בעולם הניהול. להבין שהעולם השתנה זה בריא. להתאים את עצמי אליו זה הבריאות בשיאה. לין הוא כמו מעבר מרפואה התמחותית לרפואה הוליסטית- לא מסתכלים רק על הסימפטום (שורה תחתונה), מסתכלים ומדייקים קודם כל את הסיבה, כדי להביא פתרון למהות. כשהבעיה של הלקוח תיפתר, הלקוח יעריך את הארגון פעמיים, פעם על הפתרון ופעם על הגמישות וההתאמה אליו.
| ||
|