האוטומטים שמחבלים לנו בניהול המשימות/צילה חי שפריי

ההרגלים האוטומטים שלנו הם בעצם התנהגויות חוזרות ונשנות שאנו עושים כאילו "בלי לחשוב",  המבוססות על עמדות ולמידה מניסיון, אולם בסופו של דבר, אוטומטים אלו מכתיבים איך נתנהל ביום יום .

לפני שנבין כיצד ההרגלים שלנו עלולים לחבל לנו באופן שאנו מטפלים במשימות, חשוב להגיד - אוטומטיים הם דבר שיכול להיות מאוד מועיל בשבילנו ולשרת אותנו היטב! פעמים רבות אנו פועלים באופן מהיר, יעיל ואפקטיבי יותר בזכותם. ברגע שפיתחנו הרגל שעוזר לנו ומיטיב עימנו- אנחנו לא צריכים להפעיל תהליך חשיבה לוגי מסודר על כל פעולה - ובכך אנחנו חוסכים זמן רב וכאב ראש מיותר.

חשבו כמה זמן הייתם מבזבזים אם בכל פעם שהייתם ניגשים לחתוך סלט הייתם מחשבים מה הדרך הפשוטה והיעילה ביותר לחתוך את המלפפון או הבצל, כנראה שהייתם מבזבזים כל כך הרבה זמן ולרוב מוותרים על הסלט לחלוטין... משמע – אוטומטיים יכולים להיות בפירוש דבר חיובי.

איך האוטומטים מחבלים לנו בניהול הזמן?

הבעיה מתחילה כאשר האוטומטים עוצרים אותנו ומייצרים לנו התנהגויות שלא מקדמות אותנו. כל הרגל נוצר ככל הנראה כדי לענות על צורך כלשהו,  אולם יש הרגלים ששירתו דבר מה בעבר, אבל המציאות השתנתה והדבר הזה כבר לא רלוונטי, אך אנחנו ממשיכים לדבוק באותו אוטומט.

לדוגמא- התרגלנו להתגונן כשמישהו כועס עלינו, כי בעבר כך היו מניחים לנו לנפשנו, ולכן אנחנו מתגוננים בסיטואציות רבות גם שההתגוננות לא משרתת אותנו כלל.

כל התנהגות אוטומטית היא בהכרח משהו שחוזר על עצמו, ואנחנו עושים אותה במודעות נמוכה -זה הכוח והחיסרון של האוטומטים. בגלל שאנחנו במודעות נמוכה יחסית, הם מצריכים מאיתנו מעט מאוד אנרגיה, אפילו לא נשים לב שאנחנו עושים אותם, ולא נבחין בעובדה שהם בולמים אותנו מלהתקדם, אלא אם נפנה אליהם את תשומת ליבנו באופן מודע.

אם ניקח את זה בנושא של ניהול משימות-

יכול להיות לנו אוטומט מסוים לתעדף טיפול במשימות שקשורות לעזור אנשים, מתוך הרצון לתת מענה מהיר ובכך לרצות את אותם האנשים, אבל פעמים רבות זה לא בהכרח סדר העדיפויות הנכון מבחינת ניהול המשימות הכולל.

דוגמא נוספת היא כשאנחנו חייבים לעבוד במקום מאוד מאוד מסודר כל הזמן. אנחנו כל הזמן נסדר גם כשזה גוזל לנו המון זמן. אנחנו ניטה לעשות משימות של סדר, גם כשזה לא באמת תואם את ניהול הזמן וניהול המשימות שלנו.

האוטומטים קיימים גם ברמת ניהול המשימות הכולל של עסק ולא רק בניהול המשימות האישיות שלנו.

לאורך חיי חברה או עסק, הצרכים משתנים כל הזמן. גם ניהול המשימות והתיעדוף של המשימות, צריך להשתנות, אבל אם אנשים לא מבחינים בשינוי הצרכים ונשארים עם אותם אוטומטים, זה לא משרת את ההתפתחות של החברה בעקבות הצרכים המשתנים. אם הקמתי עסק והייתי רגיל לנהל הכול בעצמי, ואני אמשיך להיות מעורב בכל החלטה גם כשהעסק יגדל כי זה האוטומט שלי אז אני לא אבזר סמכויות ואחבל בעסק שלי.

האוטומטים מנהלים אותנו גם בחיי העבודה וגם בחיים האישיים. אם יהיו לנו אוטומטים רלוונטים נהיה יעילים ואם יהיו לנו אוטומטים מחבלים לא מצליח לנהל את המשימות שלנו היטב.

כיצד נחלץ מאוטומטים שליליים בניהול משימות?

איך אנחנו יכולים לנהל את עצמנו באופן נכון יותר? איך אפשר להיפטר מהרגלים מסויימים ולייצר כאלו שייטיבו איתנו?

קודם כל, נצא מנקודת ההנחה, שאדם  שנמצא במודעות מחשבתית, ידע בדר"כ להעריך מה לא עובד לו, והיכן נקודות התורפה שלו. (ואם הוא לא יודע, גם על זה כמובן אפשר לעבוד בעזרת מאמן או עמית לעבודה). לדוגמא, אדם שמרבה לאחר, או אדם שרוצה המון דברים ומתקשה לבחור ביניהם, וזה גורם לו לקבל החלטות ברגע האחרון ולפספס הזדמנויות רבות.

אחד הדברים המועילים בתהליך של היפטרות מהרגל הוא להבין  למה פתחנו את האוטומט הזה? איך הוא שירת אותנו בעבר?  ברגע שאנחנו מבינים מה המקור ומה היה תפקידו, אם בעצם המציאות השתנתה, יותר קל לנו לשחרר מהדפוס שאינו יעיל.

ניקח לדוגמא אדם שרגיל לקפוץ מנושא לנושא, וסובל מניהול משימות מתבדר, כך שבסוף שום משימה לא מסתיימת וכל הזמן מתחילים אחרת...יכול להיות  שהקפיצה מנושא לנושא שירתה אותו בבית הספר כדי לא להשתעמם בשיעור, אבל כרגע בניהול העסק זה ממש לא עוזר לו והוא עדין אני דבק בהתלהבות האוטומטית. ברגע שהוא יבין את זה הוא יגיד לעצמו :אני מבין, ההרגל הזה שירת אותי בעבר, אבל כיום הוא כבר לא משרת אותי כי הצרכים שלי שונים. מכאן יהיה הרבה יותר קל לבנות מערכת הרגלים חדשה שתשרת אותו.

מה ניתן לעשות כדי לנהל משימות טוב יותר?

קודם כל חשוב להגדיר לעצמנו מה הפער שאנחנו חווים, ובמה נרצה להשתפר-"אני לא מספיק לעשות את כל מה שאני רוצה", "אני מורח את הזמן ולא מצליח להיות יעיל", "אני חווה חוסר סיפוק כאשר אני מתחיל דברים ולא מסיים אותם"

בשלב זה אנחנו צריכים לפרק את ההוויה, את המציאות, את מה שקורה לנו ברגע האמת, ולנסות להבין איזה אוטומטים מייצרים את ההתנהגות הזאת.

היה לנו מתאמן אחד, שהדבר שהכי חיבל לו בהתקדמות - היה איחורים. הוא היה מאחר לכל מקום, הרגל שנטמע בו בילדות. ברגע שהוא הבין שהוא תמיד מאחר,  הוא הבין שדברים רבים בניהול העסק שלו נדחים או לא  קורים בגלל זה, ולכן הוא לא היה מספיק שום דבר. המודעות היתה חצי הדרך לשינוי, (אנו תמיד  אומרות שמודעות עושה 50%  מהעבודה).

ברגע שהוא הבין שהמקור להרגל שלילי זה נעוץ במשפחה שלו, הוא הבין איפה בדיוק הוא צריך לשים את המאמצים שלו כדי לייצר שינוי.

בשלב הבא כדאי שנמקד את כל הכלים שיש ברשותנו לשינוי האוטומטים שמחבלים לנו בניהול המשימות  -

כדאי מאד שנשתמש במגוון שיטות לאימוץ הרגל חדש.
אנחנו יכולים לבקש עזרה מאנשים אחרים שיתמכו בשינוי, יש המון אפליקציות שיכולות לעזור, אנחנו יכולים לתכנן את ה"תרופות" למצבים שמחבלים לנו באימוץ השינוי בצורה שתאפשר לך להתמודד עם הקשיים בדרך (לדוגמא המתאמן שלנו תכנן את הזמן, כך שיהיו לו יותר מרווחים בין משימה למשימה, כדי שלא ייווצר מצב של איחור בשרשרת, ועבד על לאמן את עצמו לעמוד בזמן) .

קחו לדוגמא אדם עם הרגל שכיח מבחינת ניהול משימות זה משימות מתבדרות, משמע, אנחנו מתחילים משימות רבות ולא מסיימים אף אחד מהן. ברגע שאדם כזה מבין שזאת נקודת התורפה שלו, כדאי שיאמץ צורת עבודה שיטתית יותר, עם משימות ממפורקות ומוגדרות עד כמה שניתן. ככל שהן יהיו יותר קטנות, הוא יוכל לסיים אותן ולהתקדם הלאה, והן פשוט ייגמרו עם הזמן.