אתגרי ניהול- הקו העדין בין זרימה לתכנון /עדנה קורן

בלב משבר הקורונה עולות שאלות רבות:  איך לשמור על שגרה בתוך ים סוער? איזה ערך יש לתכנון כשכל יום משתנה משהו אחר? איך לעבוד נכון ובצורה מאוזנת בין תכנון לזרימה?
התשובות לא פשוטות כי עד שלימדו אותנו הישראלים, להיות שיטתיים ומובנים, והצלחנו להקדיש זמן לבניית תוכניות ארוכות טווח, באה המציאות הזאת וטפחה על פנינו, והבהירה לנו שיש זמן לתכנון ויש זמן לזרימה ויש זמן לתכנון תוך כדי זרימה.

לכאורה מדובר בשני מושגים שיכולים להיתפס סותרים, כי הרי תכנון כולו מונח ביסודיות, במובנות, בלקיחת כמה שיותר גורמים בחשבון ומתוכם תיבנה תכנית פעולה מפורטת בשלבים . זרימה כולה מבוססת על תגובה גמישה ומהירה למה שמגיע ושינוי מתמיד בהתאם לנסיבות.

האתגר בתכניות פיתוח מנהלים- הריקוד המתמיד בין תכנון וזרימה

על פי תפיסתנו, תכנון וזרימה משלימים זה את זה והאתגר הניהולי  לכל מנהל ולכל ארגון, להשתמש נכון בין שתי שיטות ניהול אלו. כלומר, בחירה רגישה ומדויקת מתי נכון להיצמד לתכנון ומתי נכון להיות גמיש ולזרום.

תכנון מקטין תקלות מאפשר הכנה מסודרת ויצירת שלל כלים ומענים הוא מצוין אך אינו מספיק להתמודדות עם הבלתי צפוי.
תפקידה של הזרימה היא לייצר מספיק חוסן להפתעות ולאירועים מטלטלים. לחפש איך זורמים עם התקלות היכן טמונות ההזדמנויות ואיזה פתרון גמיש מתאים ליישם; כלומר זה כמו ריקוד בין המוח לידיים - חושבים מראש על תכנון במצבים שונים ותחת הנחות משתנות, אולם כאשר מנתחים את המציאות פועלים בזרימה. במילים אחרות, חושבים שיטתי ופועלים ביצירתיות.

הכלים שמומלץ לחזק בתוכניות פיתוח המנהלים

• כלים לזרימה - תנאי הכרחי לחזק יכולת זרימה היא יצירתיות. יצירתיות היא כלי חשוב בפיתוח מיומנויות ניהול בתכניות פיתוח מנהלים.  באמצעות יצירתיות אפשר לענות על השאלה  מה כדאי לעשות אחרת?  מה כדאי לעשות שעוד לא עשיתי? חשיבה יצירתית זה לא לדעת לצייר  או לכתוב יפה. להיות יצירתי זה לדעת למצוא פתרונות מחוץ לקופסא לחשוב אחרת, לזרום ותוך כדי ניתוח מצבים ואירועים, להמציא פתרונות שיתנו מענה לאתגר החדש.  
  פיתוח יצירתיות היא כלי משמעותי בפיתוח מנהלים ובחיזוק השרירים הניהוליים- תכנון וזרימה.  מנהל יצירתי וזורם ידע  על מה להתעקש ולעשות שוב ושוב עד שזה מצליח ומתי לעשות איגוף ולתקוף את האתגר מכיוון חדש. שווה לשים לב שבחיפוש פיתרון אחר יש חוסר שיפוטיות, נינוחות ואפשור  "לחשוב אחרת".  ברגע שהדלת  היצירתית וחסרת השיפוטיות נפתחת זורמים הרעיונות.

• כלים לתכנון – כלים לתכנון טוב מקורם  בחיזוק החשיבה הרוחבית /מערכתית ובהבנת קשרים והשלכות תוך ירידה לפרטים.  ברגע שנלקחים בחשבון יותר מרכיבי השפעה וגורמים שונים ובוחנים את ההשפעות על טווח זמן גדול יותר,  התכנון הופך להיות משובח יותר. לנו הישראלים יש תדמית נוטה יותר ליצירתיות וזרימה, ונפלנו לא פעם בכשל ארגוני של חוסר תכנון או תכנון לקוי. אנו רגילים לתת מענה מהיר  למצבים בלתי צפויים, אולם דווקא תכנון זו צורת חשיבה והתנהלות פחות טבעית, ולכן כדאי  מאד לפתח כישורי תכנון בקרב מנהלים .

האתגר למנהלים - איך יוצרים איזונים?

הבעיה מתחילה, שכאשר מתכננים, במיוחד אם מדובר בתכנון מוקפד ואיכותי, קשה לשחרר אותו.
אז מה עושים?  איך משחררים את השליטה והתכנון ובו זמנית נותנים מקום אמיתי לזרימה ולמתן פתרונות נקודתיים?

אז קודם כל בתקופות אי וודאות  מתכננים כמה תסריטים מראש.  זה לא נכון לבצעי תכנון אחד, אלא חשוב לייצר כמה חלופות כל אחת תחת הנחות מוצא אחרות. נכון, זה הרבה יותר עבודה אבל בתנאי אי וודאות זה הכרחי.

כלי נוסף זה לעצור באופן ייזום  ולנתח מה במציאות רלוונטי לתוכנית שלנו ומה פחות רלוונטי.
כלי זה מכריח אותנו לצאת מהאוטומט. עצירה כזו מכוונת אותנו לנתח שינויים ולעדכן תוכניות. לעיתים הניתוח יוביל אותנו לתכנון חדש  ולעיתים גם אם השתבשו כמה דברים בדרך נבין שכדאי לחזור  לתכנון המקורי.  אז איך מדייקים את הקו בין הזרימה לתכנון?    

כמה רעיונות מתכניות פיתוח המנהלים באודם:

1. בוחרים נאמן נושא- אדם שתפקידו להיות הנאמן הזרימה או הנאמן של התכנון, ותוך כדי העשייה השוטפת תפקידו להזכיר לנו לעצור ולבחור מה הכי נכון עכשיו.
2. עוצרים בתקלות- כאשר מתרחשות יותר ממספר חד ספרתי (עד 10)  תקלות באותו התחום, זה איתות מבחינתנו לעצור ולבחור מה הכי נכון עכשיו.
3. לומדים מהשטח- יוצרים קו פתוח עם השטח לרעיונות והצעות.  זב פתרון שמאפשר קבלת רעיונות תוך כדי תנועה, ובשל הממשק האינטנסיבי של השטח עם הצרכים יש לו רעיונות רבים. עצם הדיאלוג עם השטח,  ייצור זרימה אותנטית, יחזק מחוברות, וייתן מענה מיידי לתקלות רבות.

ולבסוף קריצה הומוריסטית וגרפית להתנהלות בזרימה הוא "מר קו".
זוכרים את מר קו ההולך לו על קו ומייצר לעצמו את המציאות החדשה,  מצורף קישור אליו וזה ייתן לנו השראה...