כיצד נשתמש בכוח ההנעה הקבוצתית לניהול משימות?/צילה חי שפריי

ניהול משימות הוא אתגר תמידי הפוגש כל אחד מאיתנו בעבודה בבית, בתרבות הפנאי ובלימודים. הוא דורש מאתנו תכנון, הגדרת יעדים,  בחירה בין קבלת החלטות וקטלוג סדרי עדיפויות בתוך המשימות,  עמידה בהבטחות לעצמי ולאחרים ומשמעת עצמית תמידית.  

כדי להצליח במשימה זו, אנו צריכים להיות כנים עם עצמנו, ויחד עם זאת, אם נדע להשתמש בכוחה של הקבוצה או הצוות, ליצירת מחויבות הדדית בביצוע המשימות, נרוויח כלי עזר חזק ומשמעותי.  אולי הכלי החשוב ביותר אחרי משמעת עצמית, לניהול זמן אפקטיבי זה לדעת לרתום את הסובבים אותנו ואת הצוות לאפקטיביות והשגת יעדינו.

כיצד ניהול משימות מצליח בעידן האינטרנט והשפע?

כדי להצליח לעמוד במשימות בתוך שפע חשוב לנתח לעצמנו מה משרת אותנו ואת הערכים שלנו, ומה מבזבז אנרגיה ולא מדבר בשפה של הערכים שלנו. חשוב שלא נמצא את עצמנו שאנו שבויים של המדיה וההכתבה החיצונית, ובסוף לא עושים את מה שנכון לנו.

למשל, אם בחרנו ללמוד לתואר שני תוך כדי עבודה ויש לנו משימות להגשה. תמד תהיה לנו עבודה ואם לא נהיה קשובים לעצמנו ומסורים להחלטה שלנו ונדחה  את המשימות האלו,  נפגע בעצמנו כי הסיכוי הצלחה יפגע. אנחנו צריכים לחשוב על זה כל הזמן לפני שנשב עכשיו שעות מול איזו סדרה טלוויזיה ולא נוותר לעצמנו על קביעת סדרי עדיפויות נכונים.  בסוף הרי נלחץ ונעשה את העבודות האלו בלחץ של זמן הסטרי, אז לא חבל. עדיף לכתוב חלון זמן לכך ולעמוד בו.

דבר חשוב נוסף שיסייע לנו בניהול משימות מיטבי זה להשתמש באמצעים דיגטליים לריכוז המידע על מה סל המשימות שלנו.  עידן הנייר  נגמר, ועכשיו מומלץ לתעד  משימות בנייד, כי הוא  תמיד נמצא עלינו, והיום יש כלים מצויינים מאפשרים לנו לעקוב אחר המשימות שלנו, ולסמן ממש וי כמו  פעם על דף כאשר משימה בוצעה. כלי רלוונטי בניהול משימה גדולה זה לפרקה לשורת משימות קצרות: מייצר חוויה של הצלחה והתקדמות, עוצר טעויות ותקלות כשהן קטנות ומחזק את האפקטיביות הכולל של המשימה.

עצם הפירוק של משימה גדולה למשימות קטנות  מאפשר לכם להרוויח פעמיים-  כך תהנו עוד יותר מהתחושה הטובה שסימנתם וי על ביצוע משימה וגם זה מאפשר בקרה תהליכית בדרך ליעד.  זה מועיל ומקדם לעשייה הבאה. אני משתמשת בקיפ של גוגל, אבל יש עוד כלים רבים.

אפליקציה  פתקים ומשימות, מאפשרת לכם גם לסכם תוך כדי פגישה או מיד אחרי פגישה כל מידע שחשוב לכם, ומייד להפוך אותו לגוגל דוקס ולשתף אחרים. זה מאד יעיל לניהול זמן מיטבי של קבוצה שלמה עם משימות משותפות.  

כיצד להשתמש בכוחה של הקבוצה והצוות להצלחה בניהול משימות?

איך מנצחים משימות שהכי בא לדחות משימות חוזרות או סיזיפיות? נהנים מכוחה של הקבוצה:  מצמידים חבר צוות שידרבן אותי, מייצרים מחויבות צוותית עד שלא נעים לי לאכזב את החבר או השותף שלי לצוות. במקרה הזה ה"לא נעים חברתי" עובד לטובתנו.  לומדים פטנטים אחד מהשני.

מנקודת מבטו של העובד בצוות כאשר הוא מקבל משימה, הוא יכול התמודד לבד  או שיכול להיעזר באחרים כי תשאול חכם יסייע לתכנון מוצלח. למרבית העובדים יש הבנה מעמיקה על המשימה פרטיה והלוז הראלי שלה, אולם בהחלט ניתן לקבל ערך מוסף  ולהיעזר בחבר או קולגה,  ולקבל טיפים שיעזרו לנו לבחור טוב יותר בין סדרי עדיפויות.

לבחור היכן שווה להעמיק כמו למשל בהסכמה על המטרות ועל דרכי הפעולה והיכן להיות קליל וגמיש: לאפשר שעות עבודה גמישות ומיקום עבודה גמיש.

ניהול משימות קבוצתי הוא אתגר גדול אף יותר

בחירה של סדרי עדיפויות קבוצתיים הוא אתגר גדול אף יותר כיוון שהוא טומן בחובו התנגשות בין ערכים ורצונות של אנשים. כגודל האתגר כך גם גודל התגמול, כי כוחה של קבוצה בהנעת משימות היא משמעותית ביותר.  כדי להצליח בניהול משימות קבוצתי, נדרש הרבה סינכרון, תיאום ציפיות מתמיד, תקשורת ישירה והנעה לפעולה. חשוב לשמור על אמפטיה ו"להרים דגל" בזמן, כשמשהו לא עובד. לא לחכות ולצבור כעסים ואז להיתקע.

חשוב גם בניהול משימות קבוצתי להשתמש באפליקציות שיתופיות כך שכל חברי הקבוצה יכולים לתרום את חלקם לעשייה. זה אפשרי עם קובץ משותף או עם מצגת שיתופית. מבחינה תפעולית, חשוב שלכל אחד יהיה צבע אחר בו הוא יכתוב. עבודה משותפת כזאת, מחייבת אמון ושימת האגו בצד. עוד סיבה למה לעשות זאת.

ניהול משימות קבוצתי מורכב ממספר דיספלינות התנהגותיות חשובות מאין כמותם: ניהול זמן אפקטיבי של כל פרט בקבוצה, זרימת מידע שוטפת בצוות, לקיחת אחריות אישית  להנעה של קולגות בעיקר דרך הנעה ללא סמכות, ואולי  הכי חשוב.. תכנון מהסוף להתחלה וקביעת תחנות בקרה רבות ככל שניתן כדי לראות שכולם מסונכרנים כדי לעמוד ביעדי המשימות ובזמן.