התנהגות ארגונית- ניהול שינוי מתמיד/צילה חי שפריי

גם בשנת 2021 ניהול שינוי הוא עדיין אתגר האתגרים. הלא עצם הביטוי מעיד עד כמה לעשות שינוי זה דבר שאינו טבעי וקל כי מרגע שהתרגלנו למשהו אנו נכנסים לעבודה תחת הטיס האוטומטי ונהנים מעמדת הנוחות.  תילי תילים של מאמרים, מחקרים ומסות נכתבו על ההתנגדות לשינוי. הביטוי ניהול שינוי מכיל בתוכו בו זמנית את השאיפה להשתנות ואת ההתנגדות לשינוי.

אז מה זה שינוי?

שינוי הוא תהליך שבו אנו עוברים ממצב מסוים למצב אחר.  זה מצב חיים, של תנועה מתמדת, כמו התנועה של כדור הארץ וכמו זריחת השמש. אנו חיים בשינויים מתמידים, והדבר הקבוע בחיינו היא העובדה שיתרחש בהם שינוי. אנחנו יודעים לחלק את האנשים ואת הארגונים שסביבנו לאוהבי שינוי ושונאי שינוי. אלה וגם אלה יצאו נשכרים מניהול שינוי מודע. כך ננהל את האירועים  עם פעימת החיים ולא נגדה.

כאשר דנים בניהול שינוי, כדאי שנשאל את עצמנו שאלות רבות וחשובות:

איך נגדיל את השאיפה והרצון לשינוי ונקטין את ההתנגדות ? איך נעודד התמודדות טובה יותר עם השינוי? איך מנהלים שינוי באופן אפקטיבי? איך שומרים על חוסן אישי וחוסן ארגוני תוך כדי הטמעת שינוי? ואלו רק קצת מהשאלות שכדאי שנחשוב עליהן לפני היציאה לשינוי. ניהול שינוי הוא עולם רחב של כלים, תפיסות עולם, תאוריות ומחקרים מתוכו דלינו כמה עצות מועילות ופשוטות ליישום.

מה יעזור לנו לעשות ניהול שינוי מיטבי כדאי לי לעשות עם עצמי?

להסיר את ההתנגדות הפנימית שלי כמנהל – לנתח מה אני אוהב ומה מפריע לי אישית בשינוי ארגוני ולתת לו פתרון עוד בטרם אני אהיה באינטראקציה עם אחרים. כדי שאצליח לרתום עובדים שלי לשינוי אני צריך לפראק את ההתנגדויות הפנימיות שלי.

לקצר את זמן העיכול- לעבוד בשתי תחנות. התחנה הראשונה הנפוצה היא התנגדות לשינוי.  כבני אדם יש לנו "הטיית שליליות" שגורמת לרובנו, להאיר את הזרקור על הדברים הפחות טובים שהשינוי מביא איתו. יש לה סיבות ביולוגיות, נוירולוגיות, אבולוציוניות ושלל הסברים.  מאחר וזה טבע האדם, לא מתווכחים איתו, מקבלים את הטבע ומייצרים משהו חדש  התחנה השנייה תהיה הובלת מהפך חשיבתי ותועלתני,  שנעשה באמצעות שלוש שאלות פשוטות:

• הבנתי! זה האירוע, מה אני יכול/ה לעשות כדי להרוויח ממנו? 
• מה אני יכול/ה לעשות היום, עכשיו כדי לקדם אותי?
• מי יכול/ה להיות השותף/ה שלי כדי שלא אהיה לבד?

להשקיע בפרשנות מקדמת- לשים לב מה הפרשנות של כלל העובדים לשינוי. אם היא "אויש עוד פעם, אין לי כוח". זה מקטין ומשתק, אם הפרשנות תהיה "איפה ההזדמנות, מה יכול להיות לטובתי, לתועלתי?". לכל מצב חיים יש קשיים ויש הזדמנויות, שווה להאיר את ההזדמנויות. כך יוצרים העצמה אישית לשינויים.

לקצר את זמן הדיבורים ולהשקיע בתמיכה ומעשים- מרגע הופעת הצורך בשינוי  ועד ההטמעה חשוב להקטין אי וודאות. לעיתים בוחרים מנהלים לדבר על השינוי ועל זה שמתכננים אותו אבל בפועל לא קורה כלךום וזה רק מלחיץ ומעכב הטמעה.  מה שחשוב להבין שמה שמשפיע עלינו בצורה המשמעותית ביותר הוא מה שאנחנו עושים. עשייה מייצרת תחושה טובה יותר, מחזקת את החוסן ומשפיעה באופן ישיר על התוצאות שלנו. 

לתעדף את העיקר- לשים דגש על מה שהכי חשוב לייצר בו שינוי בשלב ראשון כדי להקטין בזבוזי אנרגיה וכאבי לב. גם כאן השאלות יסייעו. אם יש לי שלושה דברים שצריך לעשות כדי להטמיע את השינוי במה כדאי להתמקד? מה יביא את הכי הרבה תוצאות בזמן קצר?

ליצור שיגרת ניהול שינוי- ליצור חלון זמן קבוע פעם בשבועיים/חודש לפי תכיפות האירועים כדי לברר מה נשמע? מה חדש? מה נדרש לתקן? תפקידו לתת זמן ניהולי ולעשות הערכת מצב. בדומה מומלץ ליצור חלונות זמן ללמידה של הצוות בכלים חדשים שיסייעו להטמיע את השינוי. למידה מסייעת לעיכול השינוי ונותנת כלים להתמודדות. חשוב להקצות לכך זמן ייעודי  כאשר התוכן ישתנה בהתאם לצרכים ולתקופה.  

מה כדאי לעשות בארגון כדי לטפח תרבות של התמודדות עם שינוי

לעסוק באופן יזום בחיזוק חוסן בעבודה- באמצעות שיח ארגוני, סדנאות, אימון אישי, פודקאסטים ועוד. השיח על חוסן והערכות לשינוי מתמיד תסייע לעובדים ולמנהלים לעודד חשיבה על שינויים בנוסף, שיח זה יהווה חיסון ארגוני, יקטין שחיקה וקונפליקטים.

להתמקצע בניהול שינוי – כבר ידוע ששינויים ארגוניים רבים כשלו עקב התנגדויות פנימיות. ניהול שינוי זו מתודולוגיה שלמה. הכוללת זיהוי גורמים בולמים ומקדמים, טיפול רוחבי וטיפול נקודתי בחסמים ובמנופים, תקשור יצירתי במגוון מדיות, ניטור רגיש לאורך תהליך השינוי עד להטמעה מלאה של השינוי הרצוי.

מייצרים תרבות של שינוי- מבססים ערכים ושפה שאוהדת שינוי ונהנית ממנו. מייצרים ערוצים ארגוניים בהם הקשיים והתקלות הינם התנהגות לגיטימית ממנה מפיקים לקחים, מאמצים התנהלות של ארגון לומד ומתפתח.