ניהול זמן והשגת אפקטיביות אישית

מה לא אמרו וכתבו על ניהול זמן.  שאי אפשר לנהל אותו , שצריך להבדיל בין חשוב ודחוף, שצריך לתכנן וצריך לבקר. מבחינתי, כמי שעוסקת שנים בתחום הזה ובכלל בהשגת אפקטיביות אישית, הצלחה בניהול עצמי מתחילה במודעות ותפיסת מציאות נכונה. רק אח"כ ניתן יהיה ללמוד לשלוט בכל המסיחים האחרים. אז בפעם המי יודע כמה... רכזנו לכם טיפים לניהול זמן מיטבי, שחלקם נלמד בהרחבה בסדנת ניהול זמן שלנו באודם.

מספר עקרונות להשגת ניהול זמן מוצלח

היו מחוברים למציאות-יש פער גדול בין המציאות עצמה לתפיסת המציאות, והפער הזה יוצר המון תסכול ואי עמידה ביעדים. היו כנים. ניתן לעשות זאת בעזרת תיעוד כיצד אתם באמת מנצלים את הזמן שלכם במשך שבוע רגיל. כך תגלו כמה דברים אתם עושים בלי לשים לב. למשל, אנשים אומרים שאין להם זמן אבל יושבים ורואים סדרות מוקלטות כשעה וחצי ביום. בהחלט ניתן לתעד באמצעות אפליקציית תזכיר טובה.

התאימו את התכנון שלכם למאפייני האישיות שלכם ולמצבכם המשפחתי- אנשים של בוקר או בערב, סדרי עדיפויות בין תחומי החיים, פניות לאורך היום בגלל אילוצי משפחה וכד'. כאשר אתם עובדים עם אחרים כדאי מאד להתאים את המשימות מול השעון הביולוגי שלהם.

בצעו בקרה בפרקי זמן קבועים  תוך התבוננות ב"לוח התוצאות". אם השלב הכי חשוב בבניית סדנאות-ניהול-זמן אפקטיביות זה תכנון הזמן,  האח התאום החשוב זה הבקרה. הגדירו במדויק מהם כללי המשחק לניהול האפקטיבי שלכם ולקבלת ההחלטות.

הכוונה שיהיה ברור לכם מה סדרי העדיפות שלכם ברמת הערכים. אם זמינות היא הדבר החשוב ביותר הגדירו כללים לרמות זמינות והאם אתם מוכנים דום לאחרים או יוזמים אינטראקציה.

תכננו בכתב- רוקנו את כל המחשבות והתכנונים באפליקציית תזכיר עם סימני ביצוע. הכתיבה מקרבת אתכם לדיוק ועמידה בתכנון.  כיום עם החיבור שלנו לטלפון הנייד זה עוד יותר קל לתעד ולשמר את המחשבות והתכנונים באון ליין.

זהו מהם 3-4 תפקידי החיים המרכזיים והחשובים לכם. בחנו כיצד הם באים לידי ביטוי במטרות ובתכנון הזמן  שלכם וצרו תוכנית שבועית או חודשית ברורה לכל תחומי החיים הללו, תוך שאתם קובעים סדרי עדיפויות. קיבעו מה תירצו להשיג בכל תחום בפרק הזמן שבחרתם.

הגבירו את האנרגיה המנטאלית והרגשית שלכם. שבחו ופרגנו כל יום לשני אנשים, מצאו ריטואלים שיגבירו את האנרגיה שלכם,  הקפידו על שינה טובה, צרו הפסקות  קצרות להתאווררות באמצע היום כל שעתיים  בערך, הקדישו  זמן לפעילות גופנית  שנעימה לכם ושומרת על חיוניות. דייקו בשימוש בשפה. זמן הוא דבר מדיד וחשוב שהתייחסו אליו באופן זה.

כמה חוקים  חשובים שכדאי שתאמצו ;כדי להיות אפקטיבים יותר:

• עיקרון הפרטו- זהו את 20% הפעולות החשובות והמשמעותיות שישפיעו על האפקטיביות שלכם והתרכזו בהן.  80% הפעולות האחרות צריכים לקבל רק 20 אחוז מהאנרגיה שלכם.
• חוק פרקינסון- קצרו את הזמן שאתם מקציבים לכל משימה למינימום וקיבעו מועד סיום, שאולי יראה בהתחלה בלתי אפשרי, אולם הוא ימקד אתכם להיות יעילים. 
• דילול משימות - בחנו אחת לתקופה, אילו משימות ניתן לבטל לחלוטין, היכן ניתן לשנות את אופי הביצוע, ומה ניתן להעביר לאחרים.
• ריכוז משימות- אנו פועלים טוב יותר ללא הסחות דעת לכן רכזו משימות דומות לאותו חלון זמן
• סגירת מעגלים וקצוות- פתחו אישיות הסוגרת פינות ומעגלים כי המון זמן מתבזבז על השהיות ואי סגירה של מעגלים.
• האצלת סמכויות-ככל שתתקדמו בתפקידי ניהול חשוב שתדעו מתי לשחרר ולתת לאחרים לבצע במקום שתעשו בעצמכם. פרפקציוניסטים עלולים ליפול למלכודת שכל מה שיעשו אחרים לא יהיה מספיק טוב ואז ייוצרו יחסים עכורים וחוסר יעילות אישית כי הם ייטו לעשות משימות שוב ולעסוק כל היום בתיקונים.
• ניהול ידע –זהו תחום מהותי בתקופתנו שמשפיע יותר ויותר על אפקטיביות אישית ובזבוז זמן. נהלו את צריכת המידע והידע שלכם. לימדו מה באמת חשוב לכם לדעת כדי להצליח ומה מיותר, השקיעו בלמידה המשפרת את המיומנויות הטכנולוגיות שלכם כאמצעי לבניית אפקטיביות, תרגלו קריאה מהירה.
• יחסי אמון והבנה- אחד הדברים שמחוללים שינוי באפקטיביות אישית זה לפתח יחסים הנשענים על אמון והבנה טובה. כאשר זה מתקיים אנשים קוראים זה את זה, סומכים אחד על השני ואז לא נוצרות כפילויות.