ללמוד מהמומחים על ניהול זמן מיטבי ומעשי

אני יושבת עם עדנה קורן, אושיית ניהול הזמן אצלנו בחברה, שבמקרה משמשת כמנכ"לית החברה, ראש שבט הצופים של העיר המקומית ואמא מסורה ומעורבת. לאחר  שנים של ניסיון  בהנחיית סדנאות ניהול זמן, רציתי להבין ממנה כיצד היא מצליחה לשמור על כל התפקידים ומתי יש לה רגע לנשום.

הצצה ללו"ז החודשי שלה מראה שרק בחודש החולף הספיקה להיות שבועיים בנורבגיה (כי צריך גם זמן איכות עם הבעל), לשהות במחנה קיץ של הצופים, וגם לסגור כמה עסקאות בחברה שאותה היא ממנכ"לת, אז כשירות לציבור הקוראים שלנו, אספנו כמה טיפים בניהול זמן ואני משתפת את תמצית הריאיון שלי איתה.

מה הוביל אותך להתעסק בניהול זמן?

תמיד הייתי ידועה בתור בן אדם שמצליח לעשות המון דברים ביחד. יחד עם זה היו שואלים אותי "איך את מצליחה לעשות את כל זה ועוד להישאר רגועה?"  באופן כללי, אני בן אדם תקשורתי ומאז ומתמיד הייתי המון מייעצת. חברים היו ניגשים אלי, מחפשים טיפים ומבקשים שאני אלמד אותם כל מיני שיטות להתייעל,  כך שזה חלק מהחיים שלי כבר 30 שנה.

מה לדעתך הם העקרונות המובילים בניהול זמן נכון?

התכנון ללא ספק הוא העיקרון המכריע בניהול זמן. חשוב מאוד להקצות זמן לתכנון. זה זמן של שקט ומחשבה שלנו עם עצמנו בו אנחנו מחליטים וכותבים מה אנחנו רוצים לעשות.

החשיבה שלנו בניהול הזמן צריכה להיות ברמה אסטרטגית. הזמן שלנו צריך להיות מתוכנן ברמת החודש, השבוע והיום. דמיינו שמלאכת בניית אסטרטגית הזמן היא כמו אריגת שטיח, כל צבע בשטיח מסמל תחום חיים אחר ובכל רגע נתון, כל צבעי החיים שלנו צריכים להופיע בו. מה שמשתנה זה המינונים.

אז תני לנו כמה טיפים לניהול משימות נכון.

אני מציעה לקחת דף ולחלק אותו לרבעים, או למספר תחומי החיים שבהם אנחנו רוצים להשקיע את הזמן שלנו ולהתחיל למלא בפנים מה אנחנו רוצים להשיג. כל מה שנכתוב יהיה ראש פרק שאת המשימות שלו אני אכניס ליומן שלי. בזמן אמת, יהיה חשוב לדעת להתאים ולחבר בין משימות, אם נוצר חלון זמן, צריך לדעת מה יהיה הכי אפקטיבי להכניס במקומו.

בואו ניקח דוגמא, נניח שאני רוצה לקדם שיפוץ של הבית אז צריך לפרוט את זה לפרטים - מה זה בדיוק אומר ונקצה זמן לעיסוק בנושא. אחר כך, אם חשוב לנו להשקיע זמן שיווק בעסק שלנו כדאי שנשקיע בתיאום פגישות, שמירה על קשר עם לקוחות, עדכון אתר אינטרנט וכו'.

ככל שפירוק המשימות יהיה יותר גדול, כך המשימות ביומן יהיו מדויקות יותר. חשוב לקחת בחשבון את הפרטים גם הגדולים וגם הקטנים, החל מלהיות בקשר עם הילדים שלך, לבלות עם בן זוג ועד המשימה של לעשות אלבום בלופה, להתנדב ועוד. ה-כ-ל צריך להיכנס ליומן. כן כן,  אם לא תקחו בחשבון את זמן הנסיעה לפגישה כל היום שלכם יתחרבש.

ומה קורה אם עשינו את כל זה ועדין לא נשאר לנו זמן....?

תראי, מניסיון אני יכולה להגיד לך שכשאנשים מנסים לתכנן את הזמן שלהם, הם לא לוקחים בחשבון את הזמן שהם מבלים/מבזבזים על צפייה בסדרה שהם אוהבים. ואם כבר לצפות בפרק אחד, אז למה לא לצפות בשלושה? או להתענג על סרט טוב כל ערב...? הכל בסוף נספר.  כלומר, לפעמים יש כאן "אחד בפה ואחד בלב", אנשים לא לגמרי גלויים עם הבחירות שהם עושים, אפילו בינם לבין עצמם. הם מעדיפים להיגרר להנאה רגעית ואז להתלונן שלא הספיקו. אסור לשכוח שהמדיות הדיגיטליות נועדו לגרום לנו להתמכר אליהן. צריך לזכור- בסוף מדובר במשחק סכום אפס, תמיד משהו בא על חשבון משהו אחר. ואנחנו צריכים כל הזמן לעמוד על המשמר, עם עמוד שדרה יציב שמוביל אותנו לתכנון מיטבי.

העיקרון החשוב השני בניהול זמן הוא להיות ב-100% שלך בכל דקת זמן. זה אומר, שאם הגדרת שאתה עם הילד שלך, אז תהיה אתו באמת, תקשיב לו ב-100%. אל תסתכל בטלוויזיה אל תענה לטלפונים. ואותו דבר כשאתה בפגישה עם לקוח תהיה בפגישה ב-100%. הריכוז הזה מזכיר איטום של קופסא- שום דבר לא זולג החוצה. אלא יצא ניצול של 100% מהזמן. באפן כזה, האינטרקציה מקבלת את ה-100% אפקטיביות. לך לא יהיו יותר ייסורי מצפון, ומצד שני אין דרשנות ותובענות יותר מצד הלקוחות, או האנשים החשובים לך, משום שהם מרגישים מתוחזקים ומסופקים.

עוד עקרון חשוב בניהול זמן נכון זה לעשות את הדברים בדרך הנכונה והקצרה
מעקב אחר נושאים שאנו מעונינים להתעמק בהם דרך ניהול זמן אפקטיבי מביא לכך שיכל משימה יש בעצם מספר דרכים להשלים אותה. זאת שאלה של תשומת לב, ניתוח חשיבה וגם ניסיון.  דמיינו שאתם צריכים להגיע מנקודה א' לנקודה ב'. יש  את הדרך הישרה, שהיא הכי פחות צעדים. ויש דרך שהיא ארוכה פי שלוש מבחינת השקעת זמן  או אנרגיה. הרבה פעמים אנשים בוחרים לעשות משהו בדרך הארוכה כי ככה הם רגילים או שזו נראית להם הדרך הטובה. לבחור דרך ארוכה יותר זה יכול להיות מתאים כשהמטרה שלנו היא ליהנות מהדרך, אבל לא תמיד זה המקרה.

לדוגמא, אם אתה אוסף חומר למצגת וכל פעם אתה מעדכן את המצגת קצת, עד שמגיע הרגע שאתה מבין שהמצגת לא נראית טוב. בגלל שכל פעם הגיע רק חלק מהחומר, אבדת בדרך את  פוקוס של המצגת ואין לה תוואי רעיוני אחיד, ועכשיו אתה צריך להתחיל להשמיט חלק מהתוכן שכבר עדכנת, לשנות ועוד. מה שהיה עדיף לעשות זה- לחכות למסה הקריטית של המידע שאתה צריך להעביר ואז לערוך אותו.

לפעמים זה מתעתע כי לכאורה סימנו וי על המשימה, אבל אם לא עשינו אותה בדרך הנכונה הרי שבסוף היחס בין הזמן לתוצאה היה לא אפקטיבי.

אז איך משמרים ניהול זמן במיקוד על דברים החשובים?

אני שומעת הרבה עצמאיים ופרילנסרים שאומרים שהם מרגישים שהם עובדים מסביב לשעון כל הזמן, שאין להם זמן לעצמם ולאנשים החשובים להם- איך את שומרת על עצמך?

גם כעצמאית אני יודעת מה חשוב לי בחיים: קשר עם הילדים, בן זוג, חברים עסק וקהילה. ברגע שברור לי מה חשוב ואני יודעת שכל מה שחשוב  צריך להופיע בזמן שלי,  אז  לכאורה זה נורא פשוט. אחרי שמבינים מה חשוב, צריך לעשות בקרה שוטפת- האם כל הדברים חשובים, נמצאו בזמן שלהם בתקופה. קורה שעובדים שלושה ימים יותר עמוסים, אבל אח"כ זה צריך להתאזן. אחת לחודש אתה חייב להתבונן על החיים שלך ולהגיד האם זה מתאים לי? זה נכון לי?
חשוב לענות בכנות גדולה, ואז להכניס את התיקונים בתכנון הבא. תחנת בקרה צריכה להיות מספיק קרובה שהתיקון יהיה בזמן הקרוב ולא כל שנתיים.

ובכל זאת, עדנה, יכול להיות שתכננו והתארגנו אבל- נתקלנו בבלת"ם, איך כדאי להתמודד?

זה קורה, אבל ככל שנהיה יותר מתוכננים, כך זה יקרה פחות. זה קורה בגלל אירועים חיצוניים, בד"כ- הפסקת חשמל, שיטפון, אין אינטרנט, חסימת כבישים ויש עוד הרבה דוגמאות. באירועים האלה- צריך לדעת לשחרר. לא יעזור שנתעצבן זה רק יחמיר את המצב, הרבה חוש הומור ותכנון מחדש. אם לא מדובר באירועים חיצוניים כדאי שנבחן את עצמנו, כי יש פה משהו שהוא כן תלוי בך. והכי חשוב- לא לרמות!