ליהנות מהפשטות, לא לוותר על האיכות/ צוות אודם

כעשר שנים חלפו מאז ימיו הראשונים של הדואר האלקטרוני. האי-מייל, שנועד במקור לחבר בין אנשים ולהפוך את התקשורת הבינאישית לפשוטה ונוחה, נחל הצלחה בכל הנוגע להיבטים הטכנולוגיים כמו מהירות, יעילות ונוחות, אך בהיבטים הבינאישיים, יש מקום לשיפור, כמו בכל מערכת יחסים. כיצד לא לתת לרעשים נפוצים בתקשורת מיילית לפגוע באיכות התקשורת?
 

1. להכיר במגבלות התקשורת הטכנית ולרכך את המסרים, ע"י מילות נימוס, לבביות, הומור, איורים, חייכנים, יצירתיות ושמחה.
2. לעזור להתמקד ולשלוח מיילים קצרים, ברורים וחד משמעיים, ולא להעמיס הרבה נושאים במייל אחד. במייל קל להשיב רק לחלק מהנושאים, או להתחמק מלהבין במה מדובר, לכן כדאי לעזור לקורא להתמקד.
3. לקבל שהמייל הוא סוג של תקשורת "מתפרצת" – מקבל המייל לא יכול למנוע את כניסתו לפרטיות שלו, אבל הוא יכול לשלוט בזמן התגובה בהתאם לסדרי העדיפויות שלו.
4. חשוב להימנע מהאשמות וציניות במייל, את זה עדיף לסגור בשיחה.
5. אם לא ענו לנו, עדיף לשלוח מייל נוסף לבבי ולחשוב חיובי, שהיתה סיבה למה לא ענו לנו. לא לנסות לקבל תגובות "בכוח" ולקלקל את הקשר בגלל זה.
6. חשוב במייל, לעזור לקורא להבין מה רוצים ממנו כתשובה, לשתף ברמת דחיפות התשובה, לקדם לסגירה ולהניע לפעולה...
7. כדאי לחשוב עוד דקה בבחירת הנמענים - קל להשתמש במייל לרכילות, לשתף בעודף מידע, גם אם הוא פחות רלוונטי. התנהגות זו יוצרת עודף תקשורת, גורמת לבזבוז זמן והסחת דעת מנושאים חשובים.
8. כדאי להשתמש במייל כערוץ תקשורת אלטרנטיבי, דווקא כששיחות פנים מול פנים ובטלפון לא עובדות.
9. כדאי ליצור תיקיות ייעודיות הממיינות אוטומטית סוגי מיילים שונים למשל חברים, שמות לקוחות ועוד.
10. מומלץ להקדיש זמן לשליחת הודעה כדי לצאת מרשימת תפוצה, בסופו של דבר זה משתלם.
11. ניתן להעלות רמת אבטחה של תיבת המייל ו"להלבין" רק את אלה שרוצים.
12. ניתן ליצור כללים למחיקה אוטומטית של מיילים מעצבנים. גם לאחר החלת החוק החדש עדיין ימצאו דרך להעמיס עלינו.
13. כדאי לתייק רק את המיילים שנזדקק להם בעתיד ואת השאר להשמיד. רצוי להימנע משמירת מיילים רק בשביל "כיסוי תחת", למרות שזה פשוט וקל לאגור.

כדי ליצר תקשורת איכותית, כדאי לשאול מראש איך הכי נוח לצד השני לתקשר, לכבד את התנהלות הצד השני ולנסות להשפיע תוך הדגשת תועלות ובקשות מפורשות. להבין את השונות בין אנשים ולהתאים עצמי אליהם.
החוכמה שלנו כעובדים ומנהלים, ליהנות מכל הטוב של הכלי הזה, ולהבין שיש לו מגבלות, כמו לכולנו. כמו בכל תקשורת עלינו לקחת אחריות מלאה להיות מובנים, רגישים לצד השני, חיוביים ומאוזנים, ולטפח את היחסים.