כיצד ניהול משימות נעשה בצורה נכונה ויעילה?

כל אחד מאיתנו, לא משנה איפה הוא נמצא – באוניברסיטה, בצבא, בעבודה או במשפחה, יודע להצביע על אדם אחר שמצליח לעשות הרבה יותר מכולם והכול מסתדר לו טוב יותר. הוא מספיק יותר דברים מאיתנו, בהרבה פחות זמן, ואם לומר את האמת - פעמים רבות גם איכות התוצאות שלו גבוהה יותר מזו שאנו הצלחנו להשיג. מעצבן? מאוד. אז איך הם עושים את זה? התשובה היא, רבותיי, ניהול משימות מוצלח.

מה חשוב בניהול משימות?

כדי לנהל נכון את המשימות שלכם ובכך להביא להישגים טובים יותר, עליכם להקפיד על כמה דברים. התחנה הראשונה כדי להשיג ניהול משימות מיטבי הוא ניהול זמן נכון.

כולנו בני אדם וכולנו מוגבלים בזמן. כיוון שכך, עלינו לברור את העיקר מהטפל ולדעת איך לתעדף את המשימות ולדרג אותן בדרך לביצוע. קבלת החלטות באשר לתכנון המשימות, זמן הביצוע שלהן, כולל איזו להקדים ואיזו להשאיר לזמן אחר, הוא שלב קריטי בהצלחת התהליך. ניהול זמן בעבודה הוא דוגמא מצוינת לקשר בין תהליך נכון ותוצאה רצויה. 

כשלב ראשון, דרגו את המשימות לפי דרגות חשיבות ודחיפות. שאלו את עצמכם, איזו מבין המשימות שקיבלתם היא חשובה יותר ועונה על התפקיד המרכזי שלכם. אם אתם מנהלים חשוב למשל לחנוך ולהשקיע בעובדים כדי שיוכלו לפעול לבד וביעילות וזה יפנה אתכם לעשייה מקדמת. מנהלים רבים יטו לעשות דברים בעצמם במקום  לחנוך את העובדים ובכך הם ייצרו עומס בלתי רגיל. 

בהמשך, יש לשים דגש על סדר וארגון של כל המשאבים הדרושים למשימה. לעיתים קרובות, כדי לבצע מהר יותר משימות, צריך סדר בראש וגם סדר פיזי. אם תשמרו על סדר כזה ביצוע של כל משימה יהיה מהיר יותר וללא תקלות. כשאין תקלות אז יש הרבה פחות בזבוז זמן.

לצד התכנון והסדר חשוב גם לשמור על יצירתיות וגמישות כי אלו מסוגלים לעיתים להביא לפריצות דרך בניהול משימות. לאלו שביננו המנהלים עסק או אחראים על עובדים כדאי לדעת דבר או שניים על שימור עובדים. 

מנהל טוב הוא מנהל שעובד פחות בביצוע והרבה יותר חונך ומעצים את הצוות שלו.  מנהל טוב הוא מנהל שהעובדים שלו עובדים עבורו ועושים זאת בהערכה ומקצועיות.. חשוב לכל בעל עסק לשמור על כוח האדם שעובד עבורו, ולכן כדאי שמנהל יתן את הדעת לחווית העובד מבחינת ניהול זמן ואיזון בין הבית לעבודה.  

כדי שהעובדים יבצעו את המשימות על הצד הטוב ביותר וישאפו לעשות זאת בזמן, יש ליצור עבורם סביבת עבודה נוחה ומזמינה ולדאוג לכך שלא ירגישו עומס רב מידי. כדי להעניק לעובדים  תחושה שהם מסוגלים לעמוד במשימות ניתן להזמין אל מקום העבודה סדנה מקצועית שתעביר לעובדים אימון בניהול משימות וניהול זמן. תופתעו לגלות, שאם תשקיעו מספר מפגשים באימון העובדים שלכם בתחום ניהול זמן ומשימות, ניתן ליצור שינוי וליצור עבודה אפקטיבית וזורמת יותר, ומה שטוב בכל הסיפור שזה מעודד גם שימור עובדים..

אם אתם רוצים לקדם את העסק שלכם, את שיפור מיומנויות הניהול או שאתם מעוניינים להעניק לעובדים שלכם כלים כדי שיוכלו לנהל את חייהם האישיים באופן מוצלח ולהגיע להישגים גבוהים יותר בבית ובעבודה, אנו מזמינים אתכם לפנות אלינו, ונשמח לסייע. לאודם ניסיון רב בהעברת  סדנאות במגוון תחומים: ניהול קונפליקטים, שיפור מיומנויות ניהול בארגון, ניהול זמן ומשימות ועוד.  נשמח להעביר לכם המלצות מלקוחותינו בעבר ובהווה, ולעמוד גם לשירותכם. 

אנו מזמינים אתכם לבקר באתר שלנו ולקרוא הרבה תכנים שיסייעו לכם להשתפר בתחומים אלו.