ניהול זמן נכון עם הדואר האלקטרוני

פעם בתקופה אני נכנסת לתיבת הדואר האלקטרוני שלי ומרגישה צורך לעשות שם סדר. 
בעידן של שפע ויותר מידי בכל תחום כמעט, גם בדואר אלקטרוני יש לנו הרבה יותר מידי.
במקום הררי ניירות, עברנו לדואר אלקטרוני. יש לזה הרבה מאד יתרונות, אולם גם לא מעט חסרונות, שזוללים לנו זמן יקר.  משום שהמייל כאן ובגדול, כדאי להתרגל כמה שיותר מהר לעבוד אתו נכון אחרת נטבע.

אז דבר ראשון וחשוב שכדאי להפנים, שהמייל משרת אתכם, ולא אתם אותו.

כיצד תיבת הדואר שלי יכולה להיות זללנית זמן?

"מה שבא בקלות הולך בקלות" - האמנם?

כולנו מקבלים דואר רב שאין לנו צורך בו.  האם אתם מוחקים מיד או עורמים את השורות כמו שהייתם עורמים דפים במגירות? תחשבו האם זה יעיל לשמור כל תגובה או שעדיף להתרגל למחוק מיד מה שלא צריך...

שגר ושכח- בדואר אלקטרוני, קל לאנשים לשלוח לכם עותק ממשהו.  בארגונים ביורוקרטיים  אפילו תקבלו משוב שלילי אם לא תיידעו או תשתפו בנושא זה או אחר. אני קוראת לזה אינפלציה מיילית.  אבל מה התוצאה? שאתם מקבלים המון דואר שאינו בהכרח ממוין לפי דרגת החשיבות או הרלוונטיות אליכם.( וזה לא שאי אפשר  שהשולח ימיין, אלא פשוט מעטים עושים זאת.) לזה תוסיפו את הקשר עם חברים ששולחים ומשתפים אתכם בדברים מעניינים לדעתם, תכפילו את זה במספר החברים  והגעתם לצונמי של הודעות פחות חשובות ששורקות כמו כדורים מעל ראשיכם.

אישית מתפרצת-  פעם הדואר או המסמכים היו מגיעים אליכם פעם אולי פעמיים ביום. היום המייל הגלובלי פתוח 24 שעות, ובהרבה מקרים שאני מכירה הדואר הוא מתפרץ ומפריע לכם ולא משנה מה אתם עושים. סימנים או צפצופים בנייד מתריאים  לנו כשהמיילים מגיעים, בתחתית המסך מופיעות הודעות קטנות שמסמנות שהגיע מייל ממישהו ושואלות אתכם מה לעשות איתו ועוד.

מה שאני למדתי בחיים, שגם דברים שיכולים לעזור, כשהם יותר מידי, הם יכולים להזיק. לכן, מה שנכון לנו יותר ובטח מבחינת ניהול הזמן שלנו,  לקבוע להפרעות האלו  גבולות ברורים ובכך ניהול המשימות שלנו יתייעל לאין ערוך. (דרך אגב זה כמובן נכון גם להודעות הווטסאפ המצלצלות ללא סוף. הרי הן כל כך מפתות להסתכל ולענות מייד.)

עולם ללא חסמים- פעם היו חסמים בכל מיני צורות. מזכירות שהדפו מבקרים או טלפונים, מגבלות מיקום או מרחק ועוד. היום בהרבה משרות צומצמו המזכירות וגורמים נוספים שהיו חסמים והאדם נשאר לגמרי לבדו להתמודד עם כל ההצפה הזאת.

השיווק האלקטרוני על הסוס- זה לא חדש שיותר ויותר משאבים מוקצים לשיווק אלקטרוני ומפולח, שמתוכנן להגיע אלינו  בדיוק כשאנו עובדים או משוטטים במחשב. לעיתים גם אנחנו  עוזרים לכך ע"י הצטרפותנו לכל מיני מועדונים, שבאמת נותנים לנו הטבות וזה כדאי, אבל גם מנסים להתפרץ למייל שלנו כמה שיותר, ויש  לא מעט חברות, שלא יודעות את המינון האפקטיבי.

אז מה כדאי לעשות כדי לחסוך זמן יקר בעבודה עם המייל?

לכבות את רוב אם לא כל ההודעות המתפרצות (notification) - האדום המהבהב בבלקברי, האייקון הקטן בפינת המסך, המייל האוטומטי שאומר לכם שמישהו הזכיר אתכם בטוויטר או שהגיב עליכם בפייסבוק. אין לזה סוף וזה זללן זמן רציני. אם זה חשוב לכם לעקוב, הכניסו את כלהתראות האלו לתיקית משנה במייל ועברו עליה באופן יזום, פעם בכמה זמן שתחליטו. זה ייצור לכם מרווחי זמן ללא הפרעה שתספיקו בהם הרבה יותר.

ברוב האתרים והיישומים ניתן לעשות זאת בתפריטי ההגדרות. היתרון של הדואר במייל שהוא לא בורח לשום מקום.

להשתמש בסינון דואר לפי דרגות חשיבות-  בכל מערכת דואר אלקטרוני יש אפשרות לסנן דואר,כך שידלג על הדואר הנכנס וייכנס לספריה מסויימת שאנחנו נבחר. נכון, צריך להקדיש לכך זמן בעת שמגיע מייל, אולם זה יחסוך לנו בעתיד הרבה הפרעות ויקטלג לנו את הדואר, וכך לא נצטרך לקרוא קצת מההודעה ואז להחליט שנטפל בזה אחר כך. בקופה האחרונה הג'ימייל עזר לנו  ע"י חלוקה אוטומטית לקידום מכירות, רשתות חברתיות ודואר נכנס. גאוני ונוח, אולם אל תרדמו בשמירה- בחברות השיווק כל הזמן חושבים כיצד ניתן לעקוף את הסינון האוטומטי הזה. 

לחרוץ דין של מייל מהרגע הראשון- יש רק חמישה דברים שאתם יכולים לעשות עם מייל: למחוק, להעביר למישהו אחר, להשיב, לעכב לטיפול המשך, לטפל במידית. התרגלו למחוק דואר שהוא מטבעו זבל מיד. השקיעו 10 שניות להסרה מרשימת תפוצה או לחסימה עתידית. אם מדובר במידע שצריך להיכנס ליומן או לאנשי קשר עשו זאת מיד ומחקו, אם רק ידעו אתכם במשהו שלחו לארכיון, ואם המייל דורש טיפול ממושך, העבירו לתיקיות לטיפול או סמנו בכוכבים. אפשר להשתמש בצבעים שונים למטרות שונות, אבל לא יותר מידי. 3 צבעים זה מספיק שלא תתבלבלו גם בזה. מיילים מעצבנים במיוחד ניתן לשלוח בעזרת כלל ישר לתיבת המחוקים.

אחת לתקופה לעשות סדר במייל כמו על השולחן-  זה נכון שאפשר להסתכל על זה כמשימה מיותרת, אם אין מגבלת מקום אבל בכל זאת, כדאי שתיבת הדואר שלנו תהיה נקייה. כשעושים סדר גם עושים בקרה, גם עושים לעצמנו  סדר בראש, וגם יוצרים לעצמנו זמן איכות לנהל טוב יותר את התיבה.

לשלוח לעצמנו מייל עם רעיונות וקישורים- זה יכול להיות יעיל כדי שלא תשכחו לעשות משהו, או אם כבר השקעתם זמן חיפשתם ומצאתם משהו שאתם צריכים, העתיקו את הקישור ושלחו לעצמכם, כך זה יהיה מוכן לשימוש.

להשקיע בלמידה ולשנות הגדרות- היישומים והמערכות של הדואר האלקטרוני מתוחכמים וכוללים המון אפשרויות והגדרות. יש הרבה אנשים שפשוט עובדים עם הדואר, בלי לדעת בכלל מה האפשרויות שלהם וחבל. לכל אחד מאיתנו מתאימה שיטת עבודה אחרת, ויש מצב שההגדרות יאפשרו לנו להתאים את הפורמט, רק שלא נדע מזה. כדאי להשקיע מחשבה וזמן, כדי להגיע לפורמט הנכון לנו, אז זה יחסוך לנו זמן בעתיד.

אפשר להוסיף עוד המון דברים, אבל כבר יצא פוסט ארוך אז בפעם הבאה השלמות בעניין..

שלכם,

עדנה קורן