ניהול זמן- ניהול עצמי ומשמעת עצמית
תארו לעצמכם, שאתם מצליחים לבצע את המשימות שלכם בדייקנות ובדבקות בזו אחר זו, כמו שאתם מצליחים למלא שורה שלמה ב"טטריס". איך היום שלכם היה נראה? כמו ב"טטריס", המשימות נופלות עלינו בכל מיני צורות. לעיתים כדאי לנו להפילם מיד, לעיתים לסובב, לעיתים להשאיר חור פתוח ולקוות שאח"כ זה יסתדר ...
במציאות יש לנו מנהלים רבים, המנסים למשוך אותנו לכל מיני כיוונים. יש מנהלים על אמת- הבוס שלי, האישה, הילדים, ויש כאלו שלא באמת אמורים לנהל אותי, ואיכשהו הם מצליחים לעשות זאת כל פעם מחדש. לחלק אנו נכנעים ומתעצבנים ולאחרים איננו מודעים.
כאשר עוסקים בניהול עצמי במגבלות של זמן עולה השאלה איך לשלב את כל מה שאני רוצה לעשות תוך התחשבות בזמן שלי ובמגוון התפקידים שאני ממלא. עובד, מנהל, הורה, בן זוג, אדם לעצמי???
שילוב מנצח מתחיל בעזרת מודעות ותכנון. השאלה הראשונה שכדאי לי לשאול את עצמי היא מה המצפן שלי? מה אני רוצה? כמה זמן הייתי רוצה להקדיש לתחום זה או אחר?
להזמנת הרצאה או סדנה בנושא ניהול זמן אפקטיבי מלאו את הטופס מימין
אז מאיפה מתחילים??? מגדירים את הקופסה.
מאז הספר "לצאת מהקופסה" המילה קופסה תפסה קונוטציה שלילית. אנחנו מחפשים חופש, יצירתיות חשיבה ממקום אחר. זה נכון ויפה, אם יש לנו קופסה טובה. לפני שאנחנו בוחרים לנסות דברים אחרים, כדאי להגדיר את הקופסה. בשלב הראשון כדאי להכיר אותה, להבין אותה, לקבוע את הגבולות שלה, ליצור אותה שתהיה הכי נכונה לנו ולסביבה, ורק אחרי שיהיה לנו תהליך ממוקסם, ננסה לגלות איך עוד להרחיב אותה, לצאת ממנה או להגדיר קופסה אחרת במקומה.
כשאנחנו יודעים מה הערכים והאמונות שלנו, כשברור לנו ההיררכיה שלהם (את הילד חייבים להוציא מהגן בשעה 16:00), כשאנחנו יודעים מה אנחנו רוצים, מה רצוי ועל מה אפשר לוותר, אז יש קווי מתאר לקופסה. הקופסה מגדירה אותנו, ומאפשרת להבדיל אותנו מהאחר, וכך תוכל להיווצר שותפות פורה בין קופסאות. להיות הבעלים של הקופסה - אם נתבונן בכמות המטלות שיש לנו לעשות בעבודה, כחלק מהקופסה שלנו, לפני שנרוץ לחפש תפקיד אחר או בוס אחר, נוכל לארגן לנו קופסה שנוכל להתנהל בה נכון.
אנו יכולים לחלק את הקופסה לחלונות זמן, כולל הדברים שלא נראים לנו מהותיים, לדוגמא: קבלת קהל, הכנה לישיבות, השתתפות בישיבות, שירות פנימי, זמן נסיעה לפגישות, זמן הפוגה, חניכת עובדים, קשר מרחוק עם הילדים ועוד. כל אלה ואחרים הם מרכיבים חשובים של יום העבודה. לא פעם זה נראה, שאי אפשר לשלב ביניהם, אבל זה לא נכון.
מה שנכון הוא, שאם ננסה להיות ספונטאניים, ולעשות באותו רגע מה שמצליח לצוד את תשומת ליבנו, נחוש בלבול עז, תסכול, חוסר שליטה, ורצון לברוח מהקופסה. אותם צרכים בתוך מסגרת מתאימה, ברורה ומתוכננת, ירָאו וירגישו פתאום אחרת.
אז איך מנהלים את עצמנו בתוך קופסה מתאימה?
- התבוננות והתנהלות ממקום מאוזן – בשלב הראשון להחליט מה נכון לי, מה חשוב לי, בהנחה שלפחות לתקופה מסוימת, אותה מגדירים, לא משנים את ההחלטות (כמו שאנחנו לא כל יום משנים החלטות בנושא איזה מוצרים ליצר או למי למכור, כך גם לא משנים כל יום החלטות אחרות). נותנים כבוד לשיקול הדעת שהיה לנו בזמן שהחלטנו, אז עשינו תהליך קבלת החלטות ממקום של נינוחות וחשיבה מאוזנת. כדאי לשאוף לאיזון והרמוניה בעשייה, בהרגשה, בכל מקום. יציאה מהאיזון גוזלת המון אנרגיה עד החזרה לאיזון.
- רישום התועלות לכל תחום בו אני רוצה ארגון ולמרכיבים שלו – חשיבה בתועלות יוצרת הנעה פנימית הנובעת מהבנה למה זה כדאי לי. לעיתים חשוב להתבונן ב"חומצות" ולהבין למה הֶרגל לא משרת אותי בכלל. כך ניצור חיבור נכון לדבר הנכון. לכתוב זה לחדד דברים, שעד כה לא ממש שמנו עליהם את הדעת, ולהפוך את בחירתנו למוחלטת ומודעת.
- תכנון וקביעת חלונות זמן - ניהול יומן הכולל חלונות זמן לכל תחום הנדרש מאיתנו, כולל חלונות זמן ריקים לחיבור בין עולמות התפקיד שלי למשל, קשר עם הבית בזמן עבודה בשעה מוגדרת. תכנון זה מאפשר חשיבה: בדיקה של מה יותר דחוף, ראיה קדימה, תכנון מהסוף להתחלה, והקלה על וידוי עשייה גם של דברים שלא בא לנו לעשות. בצורה כזאת, בסוף היום תהיה לנו תחושה של עשייה.
- תיכנון זמן מגיב מול יוזם - בכל עבודה כמעט אנו נותני שירות. אנו יכולים כל היום להיגרר ע"י הסביבה לאן שהיא תבחר לקחת אותנו, גם כאשר זה מאד לא נכון. כשאנחנו מגדירים מראש את הזמן לנתינת שירות, ובנפרד את הזמן שאנחנו לא נותנים לאחרים שירות, אלא אנחנו בעיסוק אחר, אז גם כשאנחנו נותנים לאחרים שירות, אנחנו עדיין מנהלים את עצמנו בתוך הזמן שהקצבנו לזה, וזה עושה את כל ההבדל. למשל, מנהל שסוגר את הדלת ולא נגיש באותה שעה לעובדיו הוא פועל נכון, בעוד שיקדיש כמובן גם חלון זמן לטיפול בבעיות פנימיות.
- גילוי החופש- כאשר אתה יוצר לעצמך את מסגרות הזמן הברורות, פתאום אתה מגלה שבתוך זה יש הרבה חופש. החופש לתכנן, לנהל, לקבוע, ליזום, לעשות ואפילו החופש לקבוע זמן פנאי בתוך העבודה. למה? כי רק בתוך המסגרת אפשר לחוש את החופש. אדם שכל היום בחופש ללא מגבלות לא יחוש את החופש. חופש ממה? חופש ממי?
- בקרה והנעה בעזרת שאלות מפתח – הנעה מתוך התבוננות פנימית המהווה מנגנון בקרה כמו: האם נתתי היום לעובד משוב/ הערכה? האם עשיתי היום טוב למישהו? האם הייתי היום מאושר? האם אכלתי היום אוכל בריא/מזין? האם עבדתי ביעילות? זה בסדר אם ביום אחד התשובה תהיה שלילית, אבל אז מהמקום של האיזון תגבר ההנעה שלי לעשייה ביום הבא לפי אותו מפתח...
עוד כמה טיפים להתנהלות נכונה ויעילה:
• כאשר זה ביומן זה מפסיק להפריע לנו ומרפה מאיתנו- יש עבודות מעצבנות/ לא דחופות, שעל-מנת שלא יעיקו עלינו, כדאי להקצות להן זמן ביומן. כך משתחררים מהתחושה שזה "נושף בעורף" ועושים קודם את מה שבאמת דחוף. למשל, לקבוע תור לבדיקות ולרשום ביומן זה לוקח מעט זמן ומשחרר אותנו.
• לגיטימי לדרוש "שעת שקט"- אפשר לתלות שלט עם בקשה לא להפריע כרגע (כמו בבית מלון על הדלת). כדי שהדבר לא יעורר תגובות שליליות, כדאי לעשות תיאום ציפיות עם הסביבה שלך ולאפשר לגיטימציה כזאת לכולם, בהתאם לתפקיד כמובן....
• מיון הפרעות- הפרעות תמיד יהיו. השאלה היא איך נתייחס אליהן. אם מישהו שואל אותנו מה שלומנו, אפשר לענות "בסדר, אני באמצע משהו" זה סינון מעולה. בטלפון אפשר לתת לתא הקולי לסנן, ואת הילדים ניתן ללמד דרך לעקיפת חסימות רק במקרים דחופים. נפלנו, ענינו לטלפון בטעות, לא להיגרר, "אחזור אליך עוד..." ולרשום לנו לחזור, כדי שירד מאיתנו.
• לתת למנהל שלי לקבוע סדרי עדיפויות- אם הבוס שלי מבקש ממני לעשות עוד משהו עכשיו, זה בגלל שהוא לא ממש יודע מה אני עושה כרגע.. יש לתת לו את הזכות לנהל אותי. לומר לו: "יש לי לעשות את זה ואת זה ואת זה ואת... מה אתה מעדיף שאני אעשה עכשיו?"
• שינוי "תפיסת השירות עכשיו"- הכי חשוב. לוותר על האובססיה לענות לכל טלפון, לכל אדם שמדבר אלינו. להבין, שאני לא צריך להיות כל הזמן בהיכון למתן שירות. כשנותנים שרות ללקוח בשעות קבלה זה משהו אחד וכשהבוס או חבר לעבודה מבקש מאיתנו משהו, יש לבחון אם זה חשוב/ דחוף...
• למצוא משימות שניתן לבצע במקביל בלי לפגוע באיכותן- למשל אפשר לסנן מיילים ולאכול ארוחה קלה במשרד. אפשר לאכול צהריים ולחזק קשר עם ספק או עובד. אפשר לקפל כביסה ולראות טלוויזיה, אפשר לרחוץ כלים ולתכנן את יום המחרת, אפשר לשמור על קשר בטלפון עם חברה וגם לתלות כביסה.
• להכין רשימות גם בעידן הטכנולוגי- כדאי למשל לתלות על המקרר בבית מה חסר ישר כשמגלים. לפני שעורכים אירוע לתכנן את הפרטים ברשימה. (מוזמנים, הכנת אוכל, קניות ...)
• לשים דברים במקום שהכי נוח לנו לקחת אותם משם ולמיין מראש- חיפוש פריטים יוצר תסכול, בזבוז זמן וחוסר יעילות. ואם יש הרבה סוגי פריטים, כדאי לאחסן אותם במקום נגיש בשידת מגירות לפי נושאים, לחלק מסמכים לתיקיות נושא מיד עם הגעתם ועוד.
זה נראה קשה ובלתי אפשרי, אז מה עושים עכשיו??
כדי להצליח מתחילים בצעד הראשון. בחר לך נושא אחד, או תחום אחד ותתנהל נכון רק איתו. ורק אחרי שתצליח להתנהל נכון עם הנושא שבחרת ותרגיש הבדל ממה שהיה קודם, תחליט אם אתה רוצה להוסיף נושא אחר. וכמו ב"טטריס", כאשר השורה מסודרת נכון, היא נעלמת מאליה, כך נפעל במשך היום בין כל המשימות ו"הרעשים". אז נהיה במקום לא רק של ניהול עצמי נכון, אלא גם בעלי ערך עצמי, כבוד עצמי, תודעה עצמית ואהבה עצמית. מהמקום הנכון הזה נוכל לשרת את כל המנהלים שסביבנו, הגדולים והקטנים, הגלויים והסמויים, באהבה ובשמחה, מתוך התמסרות ואיכות שרות, תוך הוקרת תודה על שהם בחיינו.