איך להימנע ממלכודות בתהליכי הערכת עובדים?

להערכת עובדים חלק חשוב בחיי העבודה שלנו ובהנעת עובדים. זה הזמן של העובד לקבל משוב על העבודה שלו, להביע את עצמו בפני המנהל. זאת הזדמנות טובה לדיאלוג עם המנהל, על מערכת היחסים בין שני הצדדים, על חוסר שביעות רצון וגם על דברים חיוביים, כמו רצון להתקדם בארגון.

תמונות מצב

הרבה ארגונים לא מנהלים בצורה אפקטיבית את נושא הערכת עובדים.

מנהלים רבים רוצים להצטייר כטובים וכך נוצר מצב של "מעריך טוב" ו"מעריך רע". כלומר כאשר רוב המנהלים נדיבים עם הציונים ואז כשיש הערכה יותר אובייקטיבית, היא כמובן נמוכה יותר וכך המעריך נחשב ל"רע".

במקרים דומים, מבקשים לדרג עובד מ-1-5 אבל המעריך נותן למוערך רק 5. גם כאשר יש אפשרות להעריך עובד במספר מוגבל של ציון 5, המעריך יתן ציון הערכה 4.

בעיה נוספת היא שהערכת עובדים לרוב מתבססת על סובייקטיביות המעריך. על תפיסות של מה נחשב לטוב בעיניו, על תפיסותיו ותכונותיו של המעריך.

לעיתים יכול לקרות שקרה אירוע ספציפי אחד שצובע את כל ההערכה, באופן מותעה. למשל עובד שהיה מאוד שירותי לכל אורך התקופה, למעט מקרה אחד של תלונת לקוח. "אפקט האחרוניות"- לפעמים המנהל, באופן מוטעה, מעריך את העבד רק על פי ההתנהלות שלו בתקופה האחרונה שקדמה להערכה. כך דברים שקרו לפני, נשכחים.

מה עושים?

אז ברור לנו שהערכת עובדים היא דבר חיוני במקום העבודה ויש להתייחס אליה כהזדמנות לשיפור ושינוי ולא כעל מטלה שצריך לשים עליה וי בצ'ק ליסט.

• חשוב שבתחילת המשוב "הפיל הלבן" שבחדר יהיה על השולחן. כדאי שהמנהל יכלול בדבריו את העובדה שהוא בסך הכל מדבר בצורה סובייקטיבית, על פי מה שהוא ראה בתקופה המוערכת ושברור לו שזו אינה המציאות האובייקטיבית ושיכול להיות שהתיאור שלו אינו מדויק.
• כדי שהערכת עובדים תהיה מדויקת, צריך להפוך אותה לחלק מהשגרה. אנחנו ממליצות לעשות אותה אחת לרבעון, מתוך תפיסת עולם שמשוב והערכה צריכים להיות עבודתם השוטפת של המנהלים. כך יש אפשרות לבחון יחידות זמן ספציפיות ולנטרל את "אפקט האחרוניות".
• כמעט בכל הערכת עובדים מדברים על תמונת המצב הנוכחית וכמעט ולא נוגעים בתמונה העתידית. חשוב מאוד להתעסק בתמונה העתידית מפני שדרכה נרקמת תוכנית הפעולה עבור העובד.

שימוש מושכל בתוך שאלון הערכת עובד

כדי להפוך את תהליך המשוב למדויק ואובייקטיבי ככל הניתן מומלץ להיעזר בכלי של שאלון הערכת עובד המותאם לערכי הארגון. השאלון מאפשר למנהלים לאסוף נתונים על מגוון רחב של פרמטרים כמו עמידה בלוחות זמנים, איכות הביצוע, יחסי אנוש ויכולת עבודה בצוות. המידע שנאסף משמש בסיס מוצק לקבלת החלטות מקצועיות לגבי קידומים, הכשרות או שינויים במבנה הארגוני. כשהתהליך מתבצע בצורה שקופה ומסודרת הוא נתפס ככלי מעצים ולא ככלי ביקורתי ובכך הוא מקדם תרבות של צמיחה ולמידה מתמדת בתוך המחלקות השונות של העסק.

בנוסף לכך השאלון מאפשר לעובד לבצע הערכה עצמית כנה לפני המפגש עם המנהל. תהליך זה מעודד לקיחת אחריות אישית ומאפשר לעובדים להציף קשיים או צרכים מקצועיים שלא תמיד עולים בשיח השוטף של העבודה. כשהמנהל מגיע לשיחה מצויד בנתונים מהשאלון הוא יכול לנהל דיון ממוקד הרבה יותר שחוסך זמן יקר ומונע אי הבנות. שימוש נכון בנתונים מאפשר למנהל להעניק משוב איכותי המבוסס על עובדות ולא רגשות. השילוב בין איסוף נתונים כמותיים לבין שיחה איכותית ופתוחה יוצר תמונה מלאה ומדויקת של מצב כוח האדם בארגון בכל רגע נתון.

ואם אתם רוצים ללמוד ממקצוענים איך עושים את זה, צרו איתנו קשר. יש לנו מגוון סדנאות בנושא.