מהי שיחת משוב תקופתית יעילה?

הערכת עובדים מתבטאת בפגישה שמטרתה לקדם את ביצועי העובד מול לקוחות, מול משימות או כחבר בצוות. שיחה כזאת מנתחת את תפקוד העובד, גורמת לו לקחת בעלות ואחריות על המצב הנוכחי, מחזקת אותו במה שהוא עושה נכון, וממקדת אותו כיצד לעשות אחרת ומייד.

שיחת משוב צריכה להיות ספציפית וממוקדת, כאשר המנהל מזהה תופעה חותכת (בעיית שורש המופיעה במספר תחומים, או דפוס חשיבה ופעולה, שאופייניים לעובד).

ראוי ששיחות משוב בין עובד ומנהל יתקיימו אחת לחודשיים או מקסימום אחת לרבעון.
הערכת עובדים ושיחות משוב תקופתיות, מהוות כלי מרכזי בהצמחת העובד ובזכותן מתחזק הקשר בין המנהל והעובד. במהלך המפגש המנהל מרשה לעצמו להיות ישיר ולהביא את האמיתות שלו, וזאת בזכות אופן ניהול השיחה, המייצר תקשורת מכבדת ולא שיפוטית.

למה נדחק המשוב התקופתי לסדר עדיפויות נמוך בניהול הזמן של המנהל?

1.  בסדנאות מנהלים שהערנו לאורך השנים למדנו שמנהלים בכירים וזוטרים כאחד, מתקשים להציף את הפערים בביצועים מול עובדיהם ותופסים שיחה כזאת כלא נעימה, ולכן נמנעים ממנה.
2.  מנהלים מאמינים, שהם נותנים משוב לעובדים כל הזמן תוך כדי עבודה, ולא  מקצים לזה זמן מוגדר ומתוכנן. "משוב על הדרך" הרבה פחות אפקטיבי ברמת השפעתו על העובד.
3.  מנהלים של עובדים ותיקים מאד, לא מאמינים שיש להם מה לחדש לעובד. ולכן המשוב נתפש כבזבוז זמן. לעתים, נראה גם, שאין מה לשפר ו"הכל טוב", או שאני לא יכול להשפיע, כי האדם מבוגר, כי "אנשים לא משתנים". נקודה משום שהערכת עובדים תורמת מאוד להנעת עובדים לאחר מכן.
4.  לשיחות משוב לאורך השנה, אין את השוטר הארגוני בדמות נהלי הארגון המחייבים עשייה. יתרה מכך, דווקא עובדים מצוינים לעיתים מוזנחים ואינם מקבלים משוב, כי תפיסת הניהול הרווחת היא לראות משוב כשיפור טעויות ופחות כצמיחה.

כיצד להעלות את המוטיבציה לעשות משוב תקופתי?

המנוע לביצוע משוב תקופתי מסודר הוא ההבנה והכרה שזה כדאי וידידותי.
כלומר, כדאי שתהיה למנהלים שיטה ידידותית ונעימה להעברת משוב, כדי שלא יברחו ממנה.

חשוב שמנהל יבין וייווכח, מה התרומה של שיחת משוב תקופתית לתוצרים של העובד, להרגשת העובד, לתפקודו ולהתפתחותו.
על הארגון לטפח מנהל, המאמין בגישה של שיפור מתמיד, וביכולתו להשפיע כל הזמן על התוצאות בעזרת שיחות משוב תקופתיות.

הערכת עובדים צריכה להיות לעיתים קרובות יותר מהמקובל. כמו כן, הערכת עובד צריכה להיות חלק מהעבודה השוטפת וסביב אירועים ספציפים, כמו סיום פרוייקט בעבודה, או שינויים ארגוניים שצפויים לקרות. כאשר ההערכה נעשית בהקשר לשינויים שחלים על הארגון, היא הופכת לרלוונטית יותר ויכולה להשפיע על הסתגלות הארגון כולו לשינוי.